Purchasing Card SBPO1391 ...

1 JEHO State of Idaho CHANGE ORDER -06 PLEASE DO NOT DUPLICATE THIS ORDER. Purchase Order Number: Account Number: Revision Number: Supplier Peter Sullivan BANK OF AMERICA 800 5th Aye, 34th Floor Seattle, WA 98104 Phone: 206-358-8935 Fax: 206-585-9120 Change Order Date: April 24, 2019 Email: peter.j.sullivan@baml.com Service Start Date: Service End Date: Payment Method: Payment Terms: Currency FOB Instruction: Attachment(s): August 1,2019 July 31, 2020 Invoice NET3O USD Destination ChanqeLog.htm :Purchase Order Change Buyer Contact Jason Urquhar( Tel:208-332-1608 Fax: 208-327-7320 jason.urquhart@adm.idaho.gov Contract Number: Bill To Address DOP - Various State Agencies State of Idaho Various Locations See Below for Details on Specific Locations Various, Idaho 83702 Phone: Fax: Email: Mail Stop: 208-327-7465 208-327-7320

href="mailto:purchasing@adm.idaho.gov">purchasing@adm.idaho.gov DOP - Various Locations Ship To Address DOP - Various State Agencies State of Idaho Various Locations See Below for Details on Specific Locations Various, Idaho 83702 Phone: Fax: Email: 208-327-7465 208-327-7320 purchasingadm.idaho.gov Mail Stop: DOP - Various Locations Instructions SBPO1 391, Statewide Purchasing Card Services for the State of Idaho (the “Contract”) is renewed for an additional period of time, as provided above. All of the terms and conditions contained in the Contract shall remain in full force and effect, except as expressly modified herein. Contractor’s signed renewal letter is attached and incorporated herein by reference. Note: The dollar amount listed in the contract renewal pricing is an estimate and cannot be guaranteed. The actual dollar amount of the Contract may be more or less depending on the orders placed by the State; or may be dependent upon the specific terms of the Contract. Contract History: Contract initial term: 8/1/12 — 7/31/17. Estimated amount for initial term: $310,000,000.00. Change Order Summary SBPO1391 AC-i 06 2 Amendment 1 value: $0.00. Amendment 2 value: $0.00. Amendment 3 value: $0.00. Amendment 4 value: $0.00. Amendment 5 value: $0.00. Contract first renewal term: 8/1/17 — 7/31/18. Estimated amount for this term: $60,000,000.00. Contract second renewal term: 8/1/18 — 7/31/19. Estimated amount for this term: $62,000,000.00. Contract third renewal term: 8/1/19 — 7/31/20. Estimated amount for this term: $75,000,000.00. Total estimated contract value: $507,000,000.00. NOTE: The amounts shown in Contract History are spend amounts. There are no state funds paid to the Contractor under contract SBPO1391. Items Supplier Quantity Back Order Unit Unit Price TotalPart Number 94635 1.00 0 ANN 75,000,000.00 $75,000,000.00 Item Description #1 Contract renewal term: August 1, 2019 through July 31, 2020. F Delivery Date: April 05, 2017 Shipping Method: Delivery Shipping Instructions: Ship FOB: Attachment(s) Special Instructions: Sub-Total (USD) $75,000,000.00 Estimated Tax (USD) $0.00 TOTAL: (USD) $75,000,000.00 Note: If there is a y next to an item’s unit price, that indicates that the price has been discounted. Signature Signed By: Jason R. Urquhart BRAD LITTLE Governor BRYAN MOONEY Director D. KEITH REYNOLDS Administrator State of Idaho Department of Administration Division of Purchasing 304 N 8th Street, Rm 403 (83702) P. 0. Box 83720 Boise, ID 83720-0075 Telephone (208) 327-7465 Fax: 208-327-7320 http://purchasing.idaho.gov April 5, 2019 Bank of America Attn: Jeffrey Moore VIA E-MAIL TRANSMISSION jeffrey.b.moore © baml.com RE: Renewal of Contract SBPO1 391, a Contract for Purchasing Card for the various State of Idaho Agencies, Institutions, and Departments Expiring 7/31/2019 The State of Idaho would like to renew the above referenced contract for a period of One (1) Year. The contract renewal period is August 1, 2019 to July 31, 2020. The same terms and conditions prevail for the contract renewal period, except as expressly modified herein. If the terms of this renewal letter are acceptable to your company, please sign below and mail, fax (208.327.7320) or e-mail (purchasing@adm.idaho.gov) to the Division of Purchasing. If you need to update the contact information for this contract, please do so below. Please update your IPRO profile as well, if necessary, in order to continue to receive e-mail notifications through the IPRO System. Thank you for your consideration in this matter. Sincerely, Contractor agrees to the terms detailed above: son Urquhart Idaho Division of Purchasing COMPANY: BY: DATE: (Signature) (Printed Name) UPDATED CONTACT INFORMATION for SBPO1391: E-mail Contact Name Title Address Phone Fax SBPO Renewal Letter Revised 01/05/16 Bank of America Jeffrey B. Moore 22 April 2019 Jeffrey B. Moore Director, Senior Client Manager 300 South Fourth Street, Suite 200 NV1-119-02-10 Las Vegas, Nevada 89101 702.824.9090 214.672.8772 jeffrey.b.moore@baml.com 1 I EW-IO State of Idaho CHANGE ORDER -05 PLEASE DO NOT DUPLICATE THIS ORDER. Change Order Summary Purchase Order SBPO1 391Number: Supplier Peter Sullivan BANK OF AMERICA 800 5th Aye, 34th Floor Seattle, WA 98104 Phone: 206-358-8935 Fax: 206-585-9120 Change Order Date: June 11,2018 Email: peter.j.sullivan@baml.com Service Start Date: Service End Date: Payment Method: Payment Terms: Currency FOB Instruction: Attachment(s): August 1, 2018 July31, 2019 Invoice NET3O USD Destination ChangeLog.htm :Purchase Order Change Buyer Contact Jason Urquhart Tel:208-332-1608 Fax: 208-327-7320 jason.urquhart@adm.idaho.gov Contract Number: Bill To Address DOP - Various State Agencies State of Idaho Various Locations See Below for Details on Specific Locations Various, Idaho 83702 Phone: Fax: Email: Mail Stop: 208-327-7465 208-327-7320 purchasingadm.idaho.gov DOP - Various Locations Ship To Address DOP - Various State Agencies State of Idaho Various Locations See Below for Details on Specific Locations Various, Idaho 83702 Phone: Fax: Email: Mail Stop: 208-327-7465 208-327-7320 purchasing@adm.idaho.gov DOP - Various Locations Instructions SBPO1 391, Statewide Purchasing Card Services for the State of Idaho (the “Contract”) is renewed for an additional period of time, as provided above. All of the terms and conditions contained in the Contract shall remain in full force and effect, except as expressly modified herein. Contractor’s signed renewal letter is attached and incorporated herein by reference. Note: The dollar amount listed in the contract renewal pricing is an estimate and cannot be guaranteed. The actual dollar amount of the Contract may be more or less depending on the orders placed by the State; or may be dependent upon the specific terms of the Contract. Contract History: Contract initial term: 8/1/12 — 7/31/17. Estimated amount for initial term: $310,000,000.00. Account Number: AC-i Revision Number: 05 2 Amendment 1 value: $0.00. Amendment 2 value: $0.00. Amendment 3 value: $0.00. Amendment 4 value: $0.00. Amendment 5 value: $0.00. Contract first renewal term: 8/1/17 — 7/31/18. Estimated amount for this term: $60,000,000.00. Contract second renewal term: 8/1/18 — 7/31/19. Estimated amount for this term: $62,000,000.00. Total estimated contract value: $432,000,000.00. NOTE: The amounts shown in Contract History are spend amounts. There are no state funds paid to the Contractor under contract SBPO1 391. Items Part Number Quantity Back Order Unit Unit Price Total 94635 1.00 0 ANN 62,000,000.00 $62,000,000.00 Item Description #1 Contract renewal term: August 1, 2018 through July 31, 2019. ? Delivery Date: April 05, 2017 Shipping Method: Delivery Shipping Instructions: Ship FOB: Attachment(s) Special Instructions: Sub-Total (USD) $62,000,000.00 Estimated Tax (USD) $0.00 TOTAL: (USD) $62,000,000.00 Note: If there is a . next to an item’s unit price, that indicates that the price has been discounted. Signature: Signed By: Jason R. Urquhart C.L. “Butch” OTTER Governor ROBERT L. GEDDES Director SARAH HILDERBRAND Administrator June 8,2018 Bank of America Attn: Jeffrey Moore State of Idaho Department of Administration Division of Purchasing 304 N 8th Street, Rm 403 (83702) P. 0. Box 83720 Boise, ID 83720-0075 Telephone (208) 327-7465 Fax: 208-327-7320 VIA E-MAIL TRANSMISSION jeffrey.b.moore © baml.com RE: Renewal of Contract SBPO1 391, a Contract for Agencies, Institutions, and Departments Expiring 7/31/2018 Purchasing Card for the various State of Idaho The State of Idaho would like to renew the above referenced contract for a period of One (1) Year. The contract renewal period is August 1, 2018 to July 31, 2019. The same terms and conditions prevail for the contract renewal period, except as expressly modified herein. If the terms of this renewal letter are acceptable to your company, please sign below and mail, fax (208.327.7320) or e-mail (purchasinq@adm.idaho.gov) to the Division of Purchasing. If you need to update the contact information for this contract, please do so below. Please update your IPRO profile as well, if necessary, in order to continue to receive e-mail notifications through the IPRO System. Thank you for your consideration in this matter. Sincerely, Contractor agrees to the terms detailed above: 77 / Jason Urquhart / Idaho Division of Purchasing COMPANY: BY: DATE: (Signature) (Printed Name) UPDATED CONTACT INFORMATION for SBPO1391: E-mail Contact Name Title Address Phone Fax SBPO Renewal Letter Revised 01/05/16 Bank of America, N.A. Jeffrey B. Moore 08 June 2018 EXHIBIT 1 New User Registration By clicking the Accept button below: 1. You agree to the Terms of Use. 2. You agree to receipt in electronic form within online PIN Check of the Terms of Use, all updates to the Terms of Use and all disclosures, notices and other communications regarding online PIN Check. 3. You represent to the Bank that the computer you intend to use in connection with Online PIN Check meets the software requirements described under the Settings link for optimal performance or that the computer you are using to complete these terms and conditions is the same computer you intend to use as your primary connection with online PIN Check. After you have enrolled, you can withdraw your consent to the Terms of Use by calling customer service. However, withdrawing your consent means you will no longer be able to access online PIN Check. Computer Requirements To ensure you have the best experience using Online PIN Check and get the most current security features to protect your personal and account information online, we ask that you have: • An IBM- or Macintosh-compatible computer • A printer or sufficient computer disk space to save copies of documents • Internet access • Internet browser that supports HTML 4.0, has 128-bit SSL encryption, is JavaScript-enabled, and meets the following requirements: For PC using Windows NT, 2000, ME, XP, Vista, or Win 7: • Microsoft Internet Explorer 7.0 or higher • Firefox 3 and higher • Chrome 3.0 and higher For Macintosh using OS 10.x: • Safari 3.0 and higher • Firefox 3 and higher • Chrome 4.0 and higher If you use other hardware or software, you may not receive the same level of support, but as long as you are able to read and review the information above, you should be able to utilize Online PIN Check. TERMS OF USE IMPORTANT! PLEASE READ THE FOLLOWING TERMS OF USE CAREFULLY. By using our website (the "Site") you: • Acknowledge that you have read the following Terms of Use; • Agree to these Terms of Use; and • Confirm that you are the authorized user of the card account. "Using" the Site means accessing and viewing your PIN online. "You" means the authorized user of the card account who views, accesses, uses, or obtains information from the Site. We may periodically change the Site and the Terms of Use without notice to you. Any such change will be effective immediately upon posting. Each time you use the Site, you agree to the then-current Terms of Use. IF YOU DO NOT AGREE TO THE TERMS OF USE, YOU MUST NOT USE THE SITE. Any use of the Site is at the sole risk of the user. Name and Address "We", "us" and "our" means FIA Card Services, N.A. and its affiliates. FIA Card Services, N.A. is a federally chartered national banking association with headquarters located at 1100 North King Street, Wilmington, Delaware 19884. For correspondence, please write to: FIA Card Services, N.A., 101 South Tryon Street, Charlotte, NC 28255. Our phone number is 1-888-449-2273. Proprietary Materials The content and operation of the Site is protected by U.S. and international copyright and other intellectual property laws. The Site is supported by software and hardware systems, and contains copyrighted material, trademarks, service marks, patents, and other proprietary rights and information, including text, data, images, and "look and feel", all graphical and navigational elements, and the compilation, arrangement, structure, and sequence of all components and content (collectively "Proprietary Materials"). The posting of information or other content on the Sites does not constitute a waiver or a transfer of any of our rights in the Proprietary Materials, except as expressly permitted by us. Use of the Network We and/or our licensors retain all rights in and title to the Network. We grant you a non-transferable, non-exclusive, revocable, limited license to access, view and use the Site and Proprietary Materials (collectively, the "Network"). You may use the Network only for lawful purposes. The Network is not intended for distribution to, or use by, any person or entity in any jurisdiction or country where any such distribution or use would be contrary to local law or regulation. We reserve all rights not expressly stated in these Terms of Use. We disclaim any and all implied licenses. Without limiting the foregoing, you agree: • to comply with all applicable laws, rules, regulations and statutes; • not to use the Network or any other means to disrupt or interfere with the hardware or software operating Network. Any other use of the Network, other than as expressly permitted by the Site or these Terms of Use, without our prior written consent, which we may withhold in our sole and absolute discretion, is strictly prohibited. Online ID and Passcode You must have valid account identification, including an User ID and password, to use certain pages of the Site. You are responsible for maintaining the confidentiality and security of your User ID and password. You are responsible for all uses of your User ID and password, including, but not limited to, conducting any requests through the use of your User ID and password, whether or not authorized by you. You agree to exit immediately ("log off") from your account at the end of each session. Submission of Information All information transmitted or otherwise submitted by you to us via the Site shall be deemed to be our sole and exclusive property, and we shall be free to use such information for any lawful purpose whatsoever. You represent and warrant that your submitted information: • shall be true, accurate, and complete; • shall not violate the rights of any third party, including, but not limited to, other proprietary and/or intellectual property rights, or rights of publicity or privacy; • shall not violate any law; • shall not contain any viruses, Trojan horses, worms, time bombs, cancelbots, or other computer programming routines that are intended to damage, interfere with, or expropriate any system information; and • shall not create liability for us to interfere with the operation of the Site. You also agree to maintain and promptly update your submitted information as needed. Security Violations You shall not violate or attempt to violate the security of the Network. Without limiting the foregoing, you shall not, with regard to the Network: • access or obtain data, information, or materials that you are not authorized to obtain or access; • log into a server or account that you are not authorized to access; • attempt to probe, scan, or test the vulnerability of a system or network or to breach security or authentication measures; or • interfere with, or attempt to interfere with, service to any user, host or network, including, without limitation, by means of submitting a virus to the Site, or by overloading, hacking, spamming, "gatoring," "flooding," "mailbombing," or "crashing" the Site. The above prohibitions and your use of any "spyware," or tools, programs, robotic algorithms, or products to automatically download or "spider" the Site, or any pages in the Site, infringe Proprietary Materials and is expressly prohibited. Violations of system or network security may result in civil or criminal liability. We reserve the right to investigate occurrences that may involve such violations and may involve, and cooperate with, law enforcement authorities in prosecuting users who have participated in violations. Disclaimer of Warranties and Limitation of Liability YOU EXPRESSLY AGREE THAT YOUR ACCESS TO AND USE OF THE NETWORK IS AT YOUR SOLE RISK. THE NETWORK AND ALL INFORMATION, PRODUCTS, AND SERVICES OBTAINED FROM THE NETWORK ARE PROVIDED TO YOU ON AN "AS IS" AND "AS AVAILABLE" BASIS. TO THE MAXIMUM EXTENT PERMITTED BY LAW, WE AND ANY THIRD-PARTY PROVIDERS DISCLAIM ALL WARRANTIES OF ANY KIND, EXPRESS, STATUTORY, OR IMPLIED, INCLUDING WITHOUT LIMITATION, THE IMPLIED WARRANTIES OF TITLE, DATA, ACCURACY, MERCHANTABILITY, SYSTEM INTEGRATION, FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE, AND NON-INFRINGEMENT. WITHOUT LIMITING THE FOREGOING, WE MAKE NO WARRANTY THAT THE NETWORK: • WILL MEET YOUR SPECIFIC NEEDS OR REQUIREMENTS; • WILL BE UNINTERRUPTED, TIMELY, SECURE, OR ERROR-FREE; • WILL PROVIDE RESULTS THAT WILL BE ACCURATE OR COMPLETE; • WILL MEET YOUR EXPECTATIONS ABOUT THE QUALITY OF ANY PRODUCTS, SERVICES, INFORMATION, OR OTHER MATERIAL OBTAINED BY YOU THROUGH SUCH SITES; OR • THAT WE WILL CORRECT ANY ERRORS CONTAINED THEREIN. ANY MATERIAL ACCESSED OR OTHERWISE OBTAINED BY YOU THROUGH THE USE OF THE NETWORK IS DONE AT YOUR SOLE DISCRETION AND RISK. WE SHALL NOT BE LIABLE FOR ANY DAMAGE TO YOUR COMPUTER SYSTEM OR FOR ANY LOSS OF DATA THAT RESULTS FROM THE ACCESSING OF ANY SUCH MATERIAL. WE SHALL NOT BE LIABLE FOR ANY DAMAGES OR INJURY TO ANY PERSON CAUSED BY ERRORS, OMISSIONS, INTERRUPTIONS, FAILURE OF PERFORMANCE, DOWN-TIME OR UNAVAILABLITY OF THE NETWORK, SITE, SECURITY VIOLATIONS, VIRUSES, LOSS OR ALTERATION OF TRANSMISSIONS, ILLEGAL CONDUCT OF OTHER USERS AND THIRD PARTIES, OR UNAUTHORIZED ACCESS TO OR THEFT OR DESTRUCTION OF YOUR ACCOUNT OR SUBMITTED INFORMATION. WE ARE NOT LIABLE TO YOU OR ANY THIRD PARTY FOR ANY INCIDENTAL, INDIRECT, DIRECT, SPECIAL, CONSEQUENTIAL OR EXEMPLARY DAMAGES, LOSSES, COSTS OR EXPENSES OF ANY KIND, HOWEVER CAUSED AND WHETHER BASED IN CONTRACT, TORT, OR OTHERWISE, INCLUDING, WITHOUT LIMITATION, NEGLIGENCE, STRICT LIABILITY, OR ANY OTHER THEORY OF LIABILITY, INCLUDING, WITHOUT LIMITATION, LOST PROFITS, COSTS OF DELAY, COSTS OF PROCUREMENT OF SUBSTITUTE TECHNOLOGY, COST OF CAPITAL, LOSS OF GOODWILL, ANY FAILURE OF DELIVERY, BUSINESS INTERRUPTION, COSTS OF LOST OR DAMAGED DATA OR DOCUMENTATION OR LIABILITIES TO THIRD PARTIES ARISING FROM ANY SOURCE, EVEN IF WE HAVE BEEN ADVISED OF THE POSSIBILITY OF SUCH DAMAGES, LOSSES, COSTS, OR EXPENSES. SUBJECT TO THE FOREGOING, OUR CUMULATIVE LIABILITY TO YOU OR ANY THIRD PARTY FOR ALL CLAIMS ARISING FROM OR RELATING TO THIS AGREEMENT, AND/OR THE NETWORK (WHETHER IN CONTRACT, TORT, STRICT LIABILITY, OR OTHERWISE) SHALL BE LIMITED TO THE LESSER OF ANY AMOUNT PAID BY USERS TO US FOR ACCESSING THE SITE OR DIRECT DAMAGES ACTUALLY INCURRED BY THE CLAIMANT UP TO $50.00. SOME OR ALL OF THE DISCLAIMERS AND LIMITATIONS IN THIS SECTION MAY NOT APPLY TO YOU, BECAUSE SOME STATES OR JURISDICTIONS DO NOT ALLOW DISCLAIMERS OR LIMITATIONS OF LIABILITY FOR CONSEQUENTIAL OR INCIDENTAL DAMAGES. IF ANY OF THE DISCLAIMERS AND LIMITATIONS SET FORTH IN THIS SECTION IS DETERMINED BY A COURT OF COMPETENT JURISDICTION TO BE UNENFORCEABLE, THEN ALL EXPRESS, IMPLIED, AND STATUTORY WARRANTIES SHALL BE LIMITED IN DURATION FOR A PERIOD OF THIRTY (30) DAYS AFTER THE DATE ON WHICH YOU FIRST ACCESS THE NETWORK, AND NO WARRANTIES SHALL APPLY AFTER THAT PERIOD. Termination You agree that we, at our sole discretion, may temporarily or permanently terminate, suspend, or modify your access to and use of the Network (or any part of it) at any time and for any reason, including, without limitation, for lack of use by you, if your Card account is not in good standing, or if we believe that you have violated or acted inconsistently with these Terms of Use. YOU AGREE THAT WE SHALL NOT BE LIABLE TO YOU OR TO ANY THIRD PARTY FOR TERMINATING, SUSPENDING, OR MODIFYING YOUR USE OF OR ACCESS TO THE NETWORK. General These Terms of Use shall be governed by and construed in accordance with the laws of the United States of America and the State of Delaware without regard to conflict of law principles. You agree that all legal proceedings arising under or related to Terms of Use shall be adjudicated solely in the courts of New Castle County, Delaware. You consent to extraterritorial service of process and submit to the jurisdiction of these courts. Regardless of any statute or law to the contrary, any claim or cause of action arising out of or related to the Network not covered by another agreement with us must be filed or otherwise commenced by you within one (1) year after such claim or cause of action arose, or be forever barred. To the extent that any part of these Terms of Use are determined to be invalid or unenforceable by a court of competent jurisdiction, that part shall be modified by the court solely to the extent necessary to cause that part to be enforceable, and the remainder of these Terms of Use shall remain in full force and effect. Any waiver by us of any right or provision contained in these Terms of Use shall not be deemed to be a waiver of any other right or provision of these Terms of Use. The section headings are for convenience only and have no legal or contractual effect. Your rights under these Terms of Use shall not be assigned by you without our prior written consent at our sole discretion. State of Idaho CHANGE ORDER - 02 PLEASE DO NOT DUPLICATE THIS ORDER. Change Order Summary Supplier Purchase Order Number: SBPO1391 Peter Sullivan BANK OF AMERICA 800 5th Ave, 34th Floor Seattle, WA 98104 Phone: 206-358-8935 Fax: 206-585-9120 Email: peter.j.sullivan@baml.com Buyer Contact Jason Urquhart Tel:208-332-1608 Fax: 208-327-7320 jason.urquhart@adm.idaho.gov Account Number: AC-1 Revision Number: 02 Change Order Date: March 9, 2015 Service Start Date: August 1, 2012 Service End Date: July 31, 2017 Payment Method: Invoice Payment Terms: No Payment Termsspecified Currency USD FOB Instruction: Destination Attachment(s): ChangeLog.htm :Purchase Order Change Contract Number: Bill To Address Ship To Address DOP - Various State Agencies State of Idaho Various Locations See Below for Details on Specific Locations Various, Idaho 83702 DOP - Various State Agencies State of Idaho Various Locations See Below for Details on Specific Locations Various, Idaho 83702 Phone: 208-327-7465 Phone: 208-327-7465 Fax: 208-327-7320 Fax: 208-327-7320 Email: purchasing@adm.idaho.gov Email: purchasing@adm.idaho.gov Mail Stop: DOP - Various Locations Mail Stop: DOP - Various Locations Instructions SBPO1391, Statewide Purchasing Card Services for the State of Idaho (the “Contract”) is amended effective March 5, 2015. All of the terms and conditions contained in the Contract shall remain in full force and effect, except as expressly modified herein. SBPO1391 is amended as follows: This contract is amended per the attached document with the heading "AMENDMENT NUMBER 4 TO THE STATEWIDE PURCHASING CARD SERVICES CONTRACT". (See the document with the document file name "Amendment 4 to SBPO1391.pdf".) NO OTHER CHANGES NOTED. Items Supplier Part Number Quantity Back Order Unit Unit Price Total WebProcure: Request And Workflow https://webprocure.perfect.com/WebDriver?ACT=RptPOSuppAct&EID... 1 of 2 3/24/2015 7:51 AM 94635 5 0 ANN $40,000,000.00 $200,000,000.00 Item Description #1 Initial contract term. Delivery Date: March 6, 2015 Shipping Method: Delivery Shipping Instructions: Ship FOB: Attachment(s) Special Instructions: Sub-Total (USD) $200,000,000.00 Estimated Tax (USD) $0.00 TOTAL: (USD) $200,000,000.00 Note: If there is a next to an item's unit price, that indicates that the price has been discounted. Signature : Signed By : WebProcure: Request And Workflow https://webprocure.perfect.com/WebDriver?ACT=RptPOSuppAct&EID... 2 of 2 3/24/2015 7:51 AM       July 24, 2012   State of Idaho  Technical Specifications  Statewide Purchasing Card Services    RFP02425    State of Idaho  Technical Specification for Purchasing Card Services – RFP02425      ii  Table of Contents  Table of Contents ............................................................................................................................................ ii  1.0  Program Support ................................................................................................................................ 3  2.0  Customer Support ........................................................................................................................... 5  3.0  Purchasing Card Program ................................................................................................................ 9  4.0  Training ........................................................................................................................................... 27  5.0  Card Control and Security ................................................................................................................. 30  6.0  Reports ............................................................................................................................................ 48  7.0  On‐line Capabilities .......................................................................................................................... 62  8.0  Public Sector Participation ................................................................................................................ 78  9.0  Payment and Late Fees ..................................................................................................................... 79      State of Idaho  Technical Specifications for Purchasing Card Services – RFP02425  3 1.0  Program Support  Organizational Structure  Our team approach provides the State with multiple levels of expertise and support in client  management, client service and purchasing card services. The following outlines the multi‐level  support the State will receive as a valued Bank of America client.    Pete Sullivan Client Manager  The Client Manager is the State’s designated representative and will oversee the State’s  relationship and will coordinate the resources of the bank.      Jesse Gonzalez, Account Manager  The Account Manager, will provide strategic program design, development and direction upon  completion of implementation throughout the life of your program with Bank of America.  The  Account Manager will be the key communications contact to ensure that overall customer  satisfaction and the Bank of America Card Program meets the needs of the State of Idaho. The  Account Manager functions as a consultative resource, keeping the State of Idaho updated on  our most recent product innovations, as well as new trends in the Card industry, networking and  benchmarking with other similar types of accounts. Additionally, the Account Manager will  serve as the State of Idaho's first point of contact for any program issues and will provide  constant monitoring and regular reporting to help ensure that your program is running as  efficiently as possible.     Jeff Moore, Senior Treasury Solutions Officer   The Treasury Solutions Officer will be the primary contact for treasury management services,    which includes all payment and receipt services along with effective management of cash on  hand.      Beverly Drury, Card Specialist  The Card Specialist is responsible for the overall sale of your card program including contract  negotiations and introducing the implementation process.  Once the State has completed the  contract phase, the Specialist will assist the State in bringing on new members to the card  program for the term of our contract.    Joseph Leonard, Dedicated Account Specialist   The Dedicated Account Specialist partners with the State’s Program Administrators and the  Account Manager at Bank of America, to maintain the daily operations of the State’s card  program. The Dedicated Account Specialist provides servicing at the Program Administrator  level for general account support and research, statement requests, program maintenance and  she troubleshoots issues for the State concerning their program.  The Dedicated Account  Specialist also offers advice to clients on the best way to meet their program objectives within  the structure of the bank’s systems and product offerings.  State of Idaho  Technical Specifications for Purchasing Card Services – RFP02425  4   Pam Stallings, Implementation Engineer   The implementation engineer will oversee the ramp‐up of your card program and will be  supported by an implementation team who will handle the initial programming and  configuration. The Implementation Engineer will arrange a high level meeting with all key  personnel. This meeting will be used as the official kick‐off of the implementation/ conversion  process. In addition to conducting a “gap” analysis of your current systems and processes, your  implementation engineer will coordinate the overall Card Program implementation/Transition.    Bank of America Desk  The Technical Help Desk provides technical support for your program. They will provide  technical support throughout the life of your contract by assisting with any technical problems  that the State may encounter. The Technical Help Desk can be reached Monday through Friday  from 6 a.m. to 7 p.m. Mountain time, toll‐free 888.317.2638.    Bank of America Toll‐Free Customer Call Center 24/7  Bank of America Customer Service Representatives (CSRs) assists with cardholder inquiries. The  State’s assigned program administrator or cardholders may call our domestic toll‐free number  anytime regarding various queries including cardholder complaints, receipt of payment,  disputes and lost or stolen cards. For international customer service, your cardholders will be  provided with our collect numbers for toll‐free assistance. State cardholders will have the  opportunity to access our customer service representatives toll‐free and directly, thereby  bypassing the automated Voice Response Unit (VRU).  State of Idaho  Technical Specifications for Purchasing Card Services – RFP02425  5 2.0  Customer Support  2.1  Toll‐free telephone card assistance numbers   Bank of America provides the following toll‐free telephone card assistance number to  report lost or stolen cards: 1.800.300.3084    The State will need to assign a program administrator for your Purchasing card program.  The program administrator or cardholders may call our customer service representatives  seven days a week, 24 hours a day, 365 days a year (7x24x365) at the domestic toll‐free  number anytime regarding inquiries into lost or stolen cards, billing inquiries and disputes.    For a faster and efficient alternative, lost/stolen cards can be reported online via our  Works® purchasing card management platform. These cards will be closed in real‐time and  your program administrator can also order replacement cards via Works.    2.2  Customer account representative    Joseph Leonard is your first point of contact for the State’s program administrators. He is  your dedicated account specialist and will be available toll‐free, Monday through Friday.  Joseph does have a backup assigned when he is not available. Phone calls can be routed to  the next available account specialist should the State opt not to leave a message for him to  return your call. Calls received after business hours are routed to the Customer Call  Centers which have been trained to assist our valued public sector clients and large  corporate clients.    2.3  Customer service responsibilities and chain of command for problem resolution    The State’s dedicated account specialist, Joseph Leonard will be the State’s primary contact  for day‐to‐day needs, as well as a conduit for escalating service issues and will be familiar  with the State and its needs.     The Bank of America account specialist and customer service representatives assist with  cardholder inquiries. The program administrator or cardholders may call our domestic toll‐ free number anytime regarding various queries including cardholder complaints, receipt of  payment, disputes and lost or stolen cards. For international customer service, your  cardholders will be provided with our collect numbers for toll‐free assistance. The State’s  cardholders will have the opportunity to access Bank of America customer service  representatives toll‐free and directly, thereby bypassing the automated Voice Response  Unit (VRU).    State of Idaho  Technical Specifications for Purchasing Card Services – RFP02425  6 The account specialist or customer service representative will be able to handle any  servicing questions. If they can not resolve an issue, they will engage their manager who  will make sure the issue is resolved to the State’s satisfaction.    2.4  Customer Service Response Policy, Processes and Time Frames  Bank of America practices a Customer Satisfaction process for our Customer Call Center,  Technical Help Desk and Client Level Support. Calls are monitored and measured against  the following quality indicators:   Percentage of calls handled    Percentage of calls abandoned   Service level percentage   Average speed of answer (minutes: seconds)  Our Response SLA is for all incoming calls to be answered 100% within 60 seconds.    Performance measures are recorded daily, reported to senior management monthly and  reviewed by departmental managers for process improvement and quality assurance.    Customer Service Round the Clock Availability  24 Hour Customer Service  We have a toll‐free number (800.300.3084) for cardholder inquiries as well as a Web site  and voice response system that is available 24/7. In addition, Works is available 24 hours  per day/7 days a week and all cardholder maintenance can be performed online from any  computer with internet access.  Technical Help Desk  The Technical Help Desk provides technical support for your program throughout the life  of your contract by assisting with any technical problems that the State may encounter.  Program administrators calling into the Technical Help Desk will be able to choose a  separate option for their use only within the current call routing message. This option will  be staffed with our most experienced and knowledgeable associates and is designed to  bring greater first call resolution to clients. In addition, Bank of America has added  associates to the Technical Help Desk to reduce wait times and expedite e‐mail responses  back to clients. The Technical Help Desk can be reached Monday through Friday from 6  a.m. to 7 p.m. Mountain by dialing 888.317.2638.    Telephone Average Response Times  State of Idaho  Technical Specifications for Purchasing Card Services – RFP02425  7 Call Center Customer Service Results  Bank of America practices a Customer Satisfaction process for our Customer Call Center,  Technical Help Desk and Client Level Support. Calls are monitored and measured against  the following quality indicators:   Percent of calls handled/abandoned   Service Level percent   Average speed of answer (minutes: seconds)  Performance measures are recorded daily, reported to senior management monthly and  reviewed by departmental managers for process improvement and quality assurance.     Six Sigma   We were the first bank in the United States to adopt Six Sigma ‐ a quality  improvement process designed to create a virtually error free work environment    Six Sigma tools and methodology are being used throughout the company to  redesign processes that cross boundaries of business lines, support units and  delivery channels   The discipline has created huge improvements in the efficiency and effectiveness of  key processes and has driven cost savings, customer delight and revenue  Performance Metrics   Our Call Center is continuously monitored and our associates’ customer service is  evaluated   Statistics measured include:   The number of calls received, handled and abandoned   Answer rate   Average speed of answer   We perform better than the industry standards in a number of Call Center categories  Call Monitoring   Bank of America employees, including executives, supervisors and managers,  monitor random calls into our Customer Call Center, Technical Help Desk and Client  Level Support   These associates are able to provide feedback to Call Center operators and their  managers to ensure quality assistance and support to our clients  Client Conferences   Unlike our competitors, we host conferences for our public sector and corporate  clients   These conferences provide program administrators the opportunity to benchmark  and network with other counterparts and to provide feedback about our card  programs  State of Idaho  Technical Specifications for Purchasing Card Services – RFP02425  8 Customer Service Contacts  Job Title  Responsibility  Hours  Contact Name  Card Account Manager  Oversee and manage the  implementation of the  purchasing card program  and ongoing relationship  8 a.m. to 5 p.m. Pacific  Jesse Gonzalez  Account Specialist  Day‐to‐Day Customer  Service  6 a.m. to 4 p.m. Mountain  Calls received after business  hours are routed to the  Customer Call Centers  Joseph Leonard  Client Level Support  Backup for Account  Specialist  6 a.m. to 4 p.m. Mountain  Calls received after business  hours are routed to the  Customer Call Centers  Team of highly trained  professionals to assist if  Joseph is not available  and you need immediate  assistance  Call Center Customer  Service  24 hour support  24 hours, 7 days a week   Call Center  Technical Help Desk  Technical Support  6am to 7pm Mountain  Call Center  Senior Client Manager  Oversee the entire  relationship  7:30am to 5pm Mountain  Pete Sullivan  State of Idaho  Technical Specifications for Purchasing Card Services – RFP02425  9 3.0  Purchasing Card Program  Implementation  Jesse Gonzalez will oversee and mange the implementation of the State’s purchasing card  program. He will provide the training and resources for the State’s staff. Jesse will provide a  card program guide that explains each of these resources as well as defining which of them will  be the best place to turn for various program questions or requests.    Bank of America offers both Visa and MasterCard as options. This allows our clients the option  to select between two programs with unsurpassed Merchant Acceptance.     Bank of America has great confidence in both providers and feels either program will be an  excellent choice for the State. The choice is the State’s to make during implementation. For the  purpose of our document, we will be responding with Visa.    The Bank of America Purchasing Card solution, which includes the Works application, will  support the following card programs listed below.    small purchases (in most cases up to $5,000 per transaction)   high dollar “emergency” cards    ghost card accounts and plastic‐less card accounts for procurement systems and/or by  assigning them to a particular vendor   custom limit cards by Agency, Institution, Political Subdivision, Authority liability  The Bank of America Purchase Card Workflow Options in Works      State of Idaho  Technical Specifications for Purchasing Card Services – RFP02425  10   Corporate Purchase Card  The Bank of America Corporate Purchase Card is a non‐revolving charge card designed to help  organizations efficiently streamline their Purchasing and Accounts Payables Operations.    Benefits   Enhanced data capture at the point‐of‐sale assists in allocating data to your General Ledger  for auditing, tax reporting and cost allocation   Works streamlines your card program management and reporting online   Flexible cardholder authorization control capabilities help maintain your spending policies  and procedures   Customer Service helps meet your needs 24 hours a day, seven days a week    Works’ enhances purchasing card control capabilities online   The Visa Liability Waiver Program protects the State against eligible losses that might be  incurred through card misuse by a terminated employee. The program waives certain  eligible charges in the event that one of your employees misuses Commercial card  privileges. The Liability Waiver Program provides protection up to $100,000 for Companies  that have five or more Commercial Cards in the United States.    While cardholder misuse is rare, Bank of America and Visa have recognized that it does  occur. The Visa Liability Waiver Program is an insurance program that is provided to the  State at no cost and protects the State of Idaho against eligible losses that may be  incurred through card misuse by a terminated employee. This coverage is included in  the Bank of America Visa Corporate Purchasing Card programs and based on the terms  of the misuse insurance, will provide up to $100,000 reimbursement of eligible losses  per cardholder.  Visa_Liability_Waiver -Misuse_Insurance_C     $500,000 Travel Accident Insurance  1. Offered on both MasterCard and Visa Card Programs  2. Insurance provided through Chubb Insurance   Description of Coverage: Refer to $500,000 Travel Accident Insurance Description  of Coverage to understand the following benefits: (1) Eligibility; (2) Coverage    $500,000_Travel_Ac cident_Insurance.doc    State of Idaho  Technical Specifications for Purchasing Card Services – RFP02425  11 Claims: Contact Plan Administrator (CBSI) at:   Cardholder Brokerage Services, Inc., 550 Mamaroneck Ave, Harrison, NY 10528    Contact Chubb at 1‐800‐252‐4670 if you have questions about an existing claim       Improve cycle times for corporate purchases   Greater control of purchase authorization   Automatic accidental death and dismemberment insurance of up to $500,000   Bank of America wants State of Idaho cardholders to experience worry‐free travel.  Accordingly, Bank of America offers up to $500,000 in Automatic Common Carrier Travel,  Accidental Death and Dismemberment Insurance. This insurance is provided at no additional  cost to cardholders when cardholders charge their entire ticket for land, sea, or air public  transportation on the State of Idaho card. The policy includes:   Travel to the airport, terminal or station; time spent at the airport, terminal or  station; and travel from the airport; and, travel from the airport, terminal or station  following the covered common carrier (airplane, train, bus, ship, taxi or any other  public conveyance) trip.   The covered “to and from” travel must be on another common carrier (i.e. taxi, bus,  or train), but does not require that payment be charged to the cardholder’s account  (cardholder is covered even if cash is paid for fare).   The full benefit amount is payable for covered accidental loss of life. The cardholder,  their spouse and each of their eligible children are covered by this plan when each  covered person’s entire travel fare is charged to the covered account. The full or  partial amount is also payable when double losses of limb, sight or hearing result  from the same accident.    Ghost Accounts  A ghost account (a “card‐less” account) number will be assigned to a particular vendor such as  an airline, hotel and may be used by the entire company.     Ghost accounts are particularly useful in tracking travel expenses or recurring large ticket items  that may cause cardholders to exceed assigned spending limits (such as air travel). In addition,  many companies use ghost accounts to track spending with specific vendors in order to help  negotiate volume discounts. With a ghost account, the State will maintain liability and payment  responsibilities.    Department Cards  Department cards are issued in the name of a department rather than the name of an  individual. They may be used by anyone, so they especially need to be secured and kept track of  centrally within the department if possible. It is the responsibility of the department head to  assure that inappropriate individuals do not use it. These cards should be kept in a secure spot  State of Idaho  Technical Specifications for Purchasing Card Services – RFP02425  12 and logged in and out with date and time stamp. Further fraud control and best practice is to  have the users sign the card in and out and initial the sales receipt. This way the State can prove  who had the card in case of fraud.     Department cards are available but the possibility of unauthorized use and fraud increases  when department cards are used. As explained in our contract, the State will be covered by the  association liability waivers for misuse on department cards, but fraudulent charges are not  covered.    An example of when these cards would be used would be for AP so that when an invoice is  ready to be paid and it states on the form we accept Visa, they can pick up the phone and pay  the invoice by card instead of by check.    Declining Balance Cards using Spend Monitors within Works  Bank of America clients use our Declining Balance Cards for many functions. They can be used  as a meeting card, a relocation card or even for a grant or special project.    An example would be using our Declining Balance Cards for relocation expenses by allowing a  certain spend amount or expense budget for an associate who is relocating. The credit limit is  set and declines as transactions are made. The account does not refresh at the end of the  monthly cycle.     Another example would be to use our Declining Balance Cards as a Project Card. Project Cards  can be issued to individuals and then tied to projects via our reporting package through the cost  allocation and spend monitoring features. Project budgets can be monitored and transactions  can be blocked from authorization when the project budget is depleted. This card is made  possible by our Works internet reporting solution using spend monitors.    Emergency Cards  Within Works, the State of Idaho will be able to issue Disaster and Emergency zero balance  cards and be able to in real time add a value to them when needed.    An example would be to have cards set at zero. If an emergency happens, the State will be able  to move the cards over to an open profile. Thus in real time, the card that your cardholder has  been carrying around with a suspended status is now active. Many states, cities and counties  use our Zero Balance Cards for disaster and emergency purposes. Several will build a specific  emergency or disaster profile that allows them to immediately activate an emergency card.    Jesse Gonzalez, account manager, has worked with state/government customers in California  to create Emergency Readiness Plans in the event of an unforeseen disaster. These plans  include escalation procedures to activate emergency profile information in Works in the event  your program administrators are unavailable due to the emergency. He recently participated in  State of Idaho  Technical Specifications for Purchasing Card Services – RFP02425  13 a mock disaster drill with one of his customers which validated the process worked as the  customer intended.     Program Design and Management  The State of Idaho will appoint a program administrator who will manage your card program.  The program administrator(s) will be empowered to manage all aspects of the State of Idaho  program and have authority to perform daily functionality of your program including:   Account Set Up   Card Issuance   Account Maintenance   Adding/Deleting Cardholders   Changing Cardholder Spending Limits   Changing Control Parameters   Maintenance and Generation of Reports  The program administrator maintains a key communications role by being the point of contact  for new cardholders and assisting new cardholders with program questions.   Your cardholders will have access to our toll‐free Customer Call Center 24/7. Listed is an  overview of the program administrator’s day‐to‐day administrative tasks.    New Card Issuance ‐ During program implementation, your Bank of America implementation  manager will provide the State of Idaho program administrator with an implementation package  and work with them to facilitate cardholder enrollment. Thereafter, the program administrator  can add new cards via Works.    Deletion of Cards ‐ To delete or terminate a card, the State of Idaho program administrator(s)  may either close the cardholder’s account on Works or call our Client Level Support team at  Bank of America for immediate account termination.    Removal of Invalid Cards ‐ The Works online account management system will provide a report  on cards that are inactive. The program administrator(s) may cancel an inactive account by using  the Works online account management tool or by faxing or mailing our Cardholder  Maintenance Form.    Replacing Lost/ Stolen Cards (including “emergency” situations) ‐ The program administrator  can direct cardholders to contact our toll‐free Customer Call Center 24/7, 365 days a year to  arrange for card cancellation and replacement. Upon notification, cancellation of such card is  effective immediately and a new card may be issued within two business days. In the event of  an emergency however, replacement cards can be issued within 24 hours (or two business days  if outside the United States). Further, should one of your cardholders need to obtain an  emergency cash advance, he/she needs only to contact the Customer Call Center to arrange for  the provision of emergency funds.   State of Idaho  Technical Specifications for Purchasing Card Services – RFP02425  14   Modifying a Cardholder’s Profile ‐ To modify an element within the cardholder’s profile, such as  billing address or cardholder name, your program administrator may either submit the change  request online via Works or by faxing or mailing our Cardholder Maintenance Form to Bank of  America.    Controls and Restrictions  A variety of card controls and restrictions are available to limit card use and cash advances.  These powerful controls enable the State of Idaho to establish authorized parameters  commensurate with cardholder’s authority:   Single Purchase limit    Dollar maximum per transaction   Dollar limit by day or business cycle   Number of transactions per day or business cycle   Number of transactions per calendar month   Merchant or supplier type by Merchant Category Code (MCC) – an expanded version of  the Standard Industry Classification (SIC)   Cash advance blocking or restrictions  Additionally, authorization parameters can be established at multiple levels to establish unique  authorizations for each cardholder at the individual, departmental or company level.   Each transaction will be checked against controls set for the cardholder and aggregate for the  company to ensure compliance.    Reporting  Works reporting system fully supports the creation of customized and ad hoc reports. All users,  from administrators to cardholders, have the ability to build reports from the ground up,  selecting the fields, their order, how the report is sorted and the report’s file format. Users also  have the option of using an existing Works report as a template and then customizing its layout.  In addition, users can add filters to the report to limit the returned results. Filters include:   transaction date   posting date   hierarchy/group location   specific cardholders (active and inactive)   MCC range   merchant name   payable type    Report Formats  State of Idaho  Technical Specifications for Purchasing Card Services – RFP02425  15 All reports are available real‐time through Works. Posted transaction activity is updated nightly.  Cardholders, program coordinators, accountants and others are given roles that dictate what  reports are available to them (these privileges are determined by your team during  implementation). Users can enter the Works applications and select Reporting on their home  page and select the reports they would like to view. Microsoft Excel files can be downloaded as  comma separated files that can be exported into standard reporting packages or commonly  used applications like Microsoft Access. Reports can also be saved to media such as a disk or  CD.    Reporting Frequency  Reports are available real‐time and each report has a customization tool that provides a user  the ability to define time period, organizational view, transaction timing and cardholders to be  included in reports, as well as other variables. Posted Transactions are updated nightly, so all  data up until the current day’s transactions will be available for reporting. Data is stored for  access within Works for a period of two years after which time it is archived. Works keeps an  additional five years of data off line for a total of (7) seven years. This data can be retrieved for  any participating entity and supplied via e‐mail, CD or loaded back into the Works applications  for ease of use.    Ad Hoc and or / Customized Reporting  Works includes a reporting system that fully supports the creation of customized and ad hoc  reports. All users, from administrators to cardholders, will have the ability to build reports from  the ground up, selecting the fields, their order, how the report is sorted and the report’s file  format. Users also have the option of using an existing Works report as a template and then  customizing its layout. Next, users can choose to filter the report to limit the returned results.  Filters include: transaction date, posting date, hierarchy/group location, specific cardholders  (active and inactive), MCC range, merchant name and payable type. The State of Idaho can also  select users who can create and publish customized reports as bookmarked templates for  future use.    This feature will allow the State of Idaho to create your own customized reports for cardholders  to run on a regular basis; the report would include only the information the State may find  helpful or require for internal processing. Users also will have the option of scheduling these  reports to be run automatically on a regular basis.    The State can also export data into standard reporting packages or commonly used  applications, like Microsoft Excel, to perform extended analysis or create custom report  formats.    Transaction Level Data (including Level I, II and III Data Capture)  A significant benefit of the Works solutions is its online transaction‐logging feature. This  optional feature gives cardholders the ability to log detailed transaction information for  State of Idaho  Technical Specifications for Purchasing Card Services – RFP02425  16 purchases as they are made, including invoice‐level line item details. The online log supports  the pre‐allocation of transactions and enables cardholders to allocate a purchase down to a  line‐item level. Discounts and shipping information can also be broken out to reflect accurate  transaction information. Logged items are automatically matched and reconciled to settled  transactions as they are posted. Cardholders need only review non‐matched exception  transactions, thereby eliminating much of the work associated with typical purchasing card  reconciliation processes.     Matched transactions also contain the allocation and transaction details entered into the log.  This powerful tool enables the State to receive the desired level of transaction and accounting  detail for purchasing card transactions without having to rely on the suppliers’ point of sale  capabilities. If a merchant passes Level I, II or III data, it will be available for review within the  Works applications.    Billing Options   Bank of America offers a central bill and central pay purchasing card program.      Central Billing/Central Payment  When using the Central Billing/Central Payment option, the State of Idaho receives a billing  statement for all charges incurred and remits payment to the bank for the amount due.  Cardholders receive a “memo” statement of their charges.     Central Billing  With this option, all charges incurred by your cardholders are consolidated into a single billing  statement that is sent directly to the State of Idaho. Cardholders receive a “memo” statement of  their individual charges. Statements can be sent on a weekly, biweekly or monthly basis. If a  monthly cycle is chosen, the State can choose the day of the month (1st and then the 4th to the  27th and then the last day of the month. Other dates such as 2nd and 3rd are not available due to  Bank of America reconciliation of data) that the billing cycle will end.     If a biweekly or weekly billing cycle is chosen, the State can choose the day of the week  (Monday through Friday) that the billing cycle will end. The following settlement periods are  available when a central billing option is chosen and is determined based on the bill frequency:   Weekly Billing: 3 or 7 days   Biweekly: 3, 7 or 14 days   Monthly: 3, 7, 14, 20, 25 days  Ghost Account Billing  Regardless of the billing option selected, a ghost account is an account that has no plastic issued  and does not have a cardholder’s name on the account. Here the State of Idaho provides the  supplier with a ghost account number and instructs the supplier to charge the account for all  purchases made by State of Idaho cardholders. Employees do not have access to the account  State of Idaho  Technical Specifications for Purchasing Card Services – RFP02425  17 number being used. A large number of MCC restrictions are placed on the card since its use is  limited to a single supplier (for example, the airlines).     Payment Options  To provide clients with maximum flexibility, Bank of America supports the payments processes  commonly used in the industry including: EDI 820, ACH Credit and Debit. Should the State of  Idaho choose a 3‐day grace period, we highly recommend an ACH Debit payment mechanism to  avoid late charges. Bank of America prefers the following electronic payment processes:    EDI 820  The EDI 820 file contains the customer’s payment instructions formatted according to the ANSI  X12 file layout requirements. If this payment option were selected, your EDI 820 would be sent  to the Bank where the payment instructions are translated and the payment is posted to the  State of Idaho paid accounts. The State of Idaho deposit account is then debited for the amount  of the payment.    ACH Credit  The ACH Credit file contains the State of Idaho payment instructions formatted according to  NACHA file layout requirements.    If using this method of payment, the State of Idaho would send the ACH file to the Bank where  the payment would be posted to your account. Bank of America is capable of accepting CCD,  CIE, or CTX ACH file formats.    ACH Debit  When using the ACH Debit payment option, the bank will automatically debit an account  according to the State of Idaho’s instruction for the amount due on the appropriate day. In  addition, Bank of America is capable of billing and receiving payment for multiple business  units.    Liability and Credit Limits  Bank of America offers a corporate liability purchasing card program. With the Bank of America  program, the State of Idaho program administrator will assign credit limits based upon the  cardholder’s monthly expenditure needs. During implementation, the Bank of America  implementation manager will consult with the State of Idaho program administrator to  determine the appropriate cardholder credit limits and controls needed for your program. Once  these parameters are in place, each transaction will be checked against these credit limits and  controls, and approved or denied accordingly.    Visa Liability Waiver Program  While cardholder misuse is rare, Bank of America and Visa have recognized that it does occur.  The Visa Liability Waiver Program is an insurance program that is provided to the State at no  State of Idaho  Technical Specifications for Purchasing Card Services – RFP02425  18 cost and protects the State of Idaho against eligible losses that may be incurred through card  misuse by a terminated employee. This coverage is included in the Bank of America Visa  Corporate Purchasing Card programs and based on the terms of the misuse insurance, will  provide up to $100,000 reimbursement of eligible losses per cardholder.    $500,000 Travel Accident Insurance  Bank of America wants State of Idaho cardholders to experience worry‐free travel. Accordingly,  Bank of America offers up to $500,000 in Automatic Common Carrier Travel, Accidental Death  and Dismemberment Insurance. This insurance is provided at no additional cost to cardholders  when cardholders charge their entire ticket for land, sea, or air public transportation on the  State of Idaho card. The policy includes:   Travel to the airport, terminal or station; time spent at the airport, terminal or station;  and travel from the airport; and, travel from the airport, terminal or station following  the covered common carrier (airplane, train, bus, ship, taxi or any other public  conveyance) trip.   The covered “to and from” travel must be on another common carrier (i.e. taxi, bus, or  train), but does not require that payment be charged to the cardholder’s account  (cardholder is covered even if cash is paid for fare).   The full benefit amount is payable for covered accidental loss of life. The cardholder,  their spouse and each of their eligible children are covered by this plan when each  covered person’s entire travel fare is charged to the covered account. The full or partial  amount is also payable when double losses of limb, sight or hearing result from the  same accident.     Auto Rental Insurance  Visa Commercial Auto Rental Insurance provides coverage on a 24‐hour basis for damage due to  collision or theft up to the actual cash value of most rental vehicles.     Eligibility: This travel insurance plan is provided to Commercial, Corporate Purchasing  and Corporate Travel Card cardholders of FIA Card Services automatically when the  entire cost of the passenger fare(s) are charged to a Commercial, Corporate Purchasing  and Corporate Travel Card account while the insurance is effective.    Please see the attached overview of this benefit.   Visa_Guide_To_Bene fits_2012.pdf     Roadside Assistance  When on the road, cardholders will not have to worry about car problems or the hassle and risk  of trying to find assistance in an unfamiliar town. The roadside dispatch service is available to  State of Idaho  Technical Specifications for Purchasing Card Services – RFP02425  19 help 24 hours a day, 7 days a week. Cardholders will not need to carry extra cash for roadside  emergencies because all roadside service fees will be billed to the card.    Emergency Medical and Referral Assistance  This service provides medical referral, monitoring and follow up. Cardholders will be given the  names of English speaking local doctors, dentists and hospitals. Cardholders may also be  assigned a doctor who will consult by phone with local medical personnel, if necessary, to  monitor the cardholder’s condition.     In addition, during a medical emergency, contact will be maintained with the cardholder’s  family to serve as a continuing liaison and to help arrange medical payments from the  cardholder’s commercial or personal accounts.    Prescription Assistance  This service will assist cardholders in getting prescriptions filled or replaced (subject to local  laws) and will arrange pick up and delivery of prescriptions filled for cardholders at local or  nearby pharmacies.     Emergency Transportation Assistance  This service will help cardholders make all necessary arrangements for emergency  transportation home or to the nearest medical facility. This includes arranging to bring business  associates home and staying in contact with family members or employers. Costs will be billed  to the cardholder. In the case of death, Bank of America and Visa will help make arrangements  to repatriate the remains.     Emergency Message Service  This service will help record and relay emergency messages for travelers, immediate family  members or business associates. Note: Visa will use reasonable efforts to relay emergency  messages in accordance with program guidelines and limitations, but cannot take responsibility  for the failure to transmit any message successfully. All fees incurred will be billed to the client.    Emergency Translation Services  This provides telephone assistance in all major languages and helps find local interpreters, if  available, when cardholders need more extensive assistance. All translation fees incurred will be  billed to the client.    Emergency Legal Assistance  Emergency Legal Referral Assistance will help arrange contact with English speaking attorneys  and U.S. embassies and consulates if cardholders are detained by local authorities, have a car  accident or need legal assistance. In addition, bail payment will be coordinated through a  transfer of funds from the cardholder’s commercial card or personal account. There is no charge  for referral services; however, legal and bail fees are the cardholder’s responsibility.  State of Idaho  Technical Specifications for Purchasing Card Services – RFP02425  20   Emergency Ticket Replacement Assistance  If cardholders loose a ticket, this service helps with the carrier’s lost ticket reimbursement  procedures and will help arrange delivery of a replacement ticket to the cardholder. Costs will  be billed to the cardholder.    3.1  Card Deployment  Bank of America will assist in the initial ordering of credit cards during implementation.  Depending on desired phasing, the card compliment could consist of all required cards for full  roll out or a smaller, pilot rollout. If a pilot is elected and completion of full scale deployment is  gradual, Bank of America will ensure that the State is trained and prepared to order cards via  the application interface. If the post pilot roll out is to proceed in large groups, we will ensure  that spreadsheet tools are available to collect cardholder information. All new cards are issued  within two business days following notification to Bank of America. Bank of America will meet  the State of Idaho’s timeframe.     The Bank of America Purchasing Card program will enable the program administrator for each  agency, institution or political subdivision to determine to whom cards shall be issued and  assign credit limits based upon the cardholder’s monthly expenditure needs and prior written  approval of the State’s program administrator. All card numbers are assigned random numbers  via the Total Systems TS2 processing platform with the expiration dates being 2 years or less. All  card type delivery methods include U.S. Mail, overnight delivery service. Bank of America will  work with the State to determine customer delivery methods during the implementation and  conversion projects.  3.2  ”Rush” Issuance of New Cards    Typically, cards are issued within two business days following notification to Bank of America.  However, in the event of an emergency, a “rush” can be requested and replacement cards can  be issued within 24 hours (or two business days if outside the United States). The cost of rush  cards has been waived for the State.    3.3  New Cardholder Applications and Activation Requirements;     Please see the following screen shots of a new cardholder application and activation  requirements:  State of Idaho  Technical Specifications for Purchasing Card Services – RFP02425  21 For New Card – complete entry screen Link to Billing Account       After initial conversion, all new card issuance requests for the Purchasing Card program will be  administered with the use of the Works Application. Works is a user friendly, online system that  will be offered to the State for use as its primary online support tool. With its multiple  functionality, easy navigation and ready access to program information, Works will be a valuable  tool to enable the State to securely and efficiently execute on its established Purchasing Card  new card issuance process.     In addition to handling the issuance of new cards, Works can manage all other card  administration needs such as card cancellation, card activation, cardholder reporting, hierarchy  changes (moving from one part of the organization to another) for reporting and accounting and  more.      When an organization hires a new employee, the program administrators can either create a  new user and a card request simultaneously or just create a new user and then create a card  request for the user at a later date. The program administrator can also turn on the Global  Setting that allows Group Owners with the Card Requester role to do the following:   Initiate the creation of a new user and card request simultaneously   Create a card request for any user that exists within the groups they own  State of Idaho  Technical Specifications for Purchasing Card Services – RFP02425  22 Initiate means that the Group Owner submits the initial details to the program administrator  who either approves and completes the card request or returns the submittal back to the Group  Owner. Note: Group Owners cannot initiate the creation of a user without also initiating the  creation of a card request. Only a program administrator can create a new user without a card  request.    Once the setting has been activated, the program administrator first assigns a user as Group  Owner and then assigns the Card Requester role to the Group Owner. Note: The Card Requester  role will only display as an option in the Roles tab of the user details if the user is already a  Group Owner.    The procedures for requesting the initial card(s) and issuing a replacement card are different.     To request one or more new cards for an Existing User, click the arrow in the Create field and  select Card Request from the drop‐down list and then select Go.          Locate the user(s) for whom the State wants to request a card. To view all users, leave all filter  fields blank. To filter the list of users, follow the instructions below for the filter desired and  then click the Find button at the top of the list:   First Name or Last Name — Enter one or more letters of the user name(s) the State wants  listed.   Group Membership — Enter one or more letters of the group to which the users you want  listed belong.   Authority Level — Select the authority level of the user(s) you want listed from the  Authority Level drop‐down menu. Authority levels control the signature limits of Approvers  in your organization. If no Authority Levels have been created, this field will not display.    Role — Select a role assigned to the user(s) you want listed from the Role menu. Role(s)  determine which tasks the user can perform within the application.  State of Idaho  Technical Specifications for Purchasing Card Services – RFP02425  23     From the list of users that display, check box for one or more users and then select Finish.    Select the appropriate radio button at the top of the page to indicate whether the card  request(s) should be submitted or saved as a draft(s) when completed.      Saved as Drafts  If saved as a draft, the card request(s) will be transmitted to the Card Requests in Draft queue of  the program administrator or group owner who initiated the request. The card requests may be  reopened for further modifications.  State of Idaho  Technical Specifications for Purchasing Card Services – RFP02425  24 Submitted  If submitted by an Administrator, the card request(s) will be submitted to the financial  institution issuing the cards. Submitted requests will be listed in the Administrator’s queue of  Card Request Pending and in the Group Owner’s queue of Card Requests Submitted. If  submitted by a Group Owner, the card request(s) will first be routed to the Administrator’s Card  Request to Approve queue and will be included in the Group Owner’s Card Request Submitted  queue. Once the Administrator approves the card request(s) submitted by a Group Owner, the  cards will be submitted to the bank issuing the cards. The requests will then be listed in the  Administrator’s queue of Card Request Pending and in the Group Owner’s queue of Card  Requests Submitted. If the card requests submitted by the Group Owner are rejected by the  Administrator, the Group Owner receives an e‐mail to that effect and the requests are returned  to the Group Owner’s queue of Card Requests in Draft.    Specify the Card Basics:  A. Default Emboss 1 — Click this button to accept the entered default cardholder name that will  be embossed on the first line of the card. The default is acquired from the first, mid and last  names entered for the user.    B. Custom Emboss 1 — (Optional) Edit the cardholder name that will be embossed on the first  line of the card. Click the button beside this field and enter the desired name. To revert the  entry back to the text originally displayed, click the revert button that displays above the field as  soon as you click the button beside this field.    C. Default Emboss 2 — Click this button to emboss the default name on the second line of the  card. The default name that displays in the box provided is obtained from the billing account  attributes. If no entry has been set up for the billing account associated with the card, the name  of the top level in your organization—usually the company name will display in this field.    D. Custom Emboss 2 — (Optional) Edit the default to change the name that will be embossed  on the second line of the card. Click the radio button for the Custom Emboss 2 field and enter  the desired text.    E. Card Name — (Optional) The card name (or, nickname) is helpful if the cardholder has more  than one card. For example, if someone has three cards named Travel, Office Supplies and  Software, she can easily select the correct card to use when creating a purchase request or  when viewing transaction information.    F. # of Cards — The number in this field indicates the number of plastic cards you want the bank  to issue. You may enter a “0” (zero) in this field to indicate that no physical (plastic) card will be  issued. Such an account is referred to as a ghost account.    State of Idaho  Technical Specifications for Purchasing Card Services – RFP02425  25 The default entry for this field is obtained from the billing account settings. If the settings  indicate that no cards are to be issued for the card accounts, this field will not display.  Unlike issued cards, there is currently no mechanism for the card account number and  expiration of the ‘ghost’ card to be communicated to the user. We recommend that the State  create a Card Report the following day to obtain this data and communicate it directly to the  user. Keep in mind that issuing a ghost account may have disadvantages such as the inability to  lookup the security code and expiration date normally noted on the card.    G. Activation Number — Enter the 9‐digit number the user will need to reference to activate  the card.    H. Request PIN — If your organization was configured during implementation to enable  Personal Identification Numbers (PINs), select this check box to allow a PIN to be associated  with the card. A PIN enables the employee to receive a cash advance on the card. If your  organization was not configured to enable PINs, this field will not display.    I. Employee ID — If your organization was configured during implementation to include a code  for each employee identification, the State may enter that code in this field. If your organization  was not configured to use Employee IDs, this field will not display.    J. Accounting Code — If your organization was configured during implementation to include a  code sometimes referred to as the Master Accounting Code, enter that code in the field  provided. If your organization was not configured to include this code, this field will not display.    K. Advice Template — If your organization was configured during implementation to use the  ePayable feature with custom templates, select a custom template for sending remittance  advice to vendors. If your organization was not configured for this feature, the field will not  display.    L. Advice To — If your organization was configured during implementation to use the ePayable  feature, enter the e‐mail or fax number to which remittance advice will be sent. If your  organization was not configured for this feature, the field will not display. To reference multiple  e‐mail addresses, separate the addresses with a comma.  Designate Card Controls  Enter Address details  (Optional) Assign GL Defaults    The details of the card request display under the Info tab on the Create Card Requests page.    State of Idaho  Technical Specifications for Purchasing Card Services – RFP02425  26     When the State has finished adding information for all the users for which the State wants to  request cards, click Finish to save the draft of the card request(s) or submit the card request(s).  The activation requirements are as follows:  In the above steps to create a card we described how the program administrator needs to enter  a 9‐digit number which the user will need to reference to activate the card.    The Bank of America card activation process requires the cardholder or program administrator  to call the Customer Call Center to activate the card prior to the first use of a new card. A four‐ digit activation code is assigned to the card and verification is required through the Voice  Response Unit (VRU) or by speaking directly to an associate. This procedure ensures that only  the correct cardholder is in possession of the card and reduces potential liability.    The State’s program administrators can use Works to delete, cancel, remove or deactivate cards.  These functions are performed by:   Running a simple card search within Works to identify card holders   Marking the card to be deleted, canceled, removed or deactivated Once marked, card  cancellations take effect within 5‐7 seconds. Once in effect, all further card transactions will  be declined.  State of Idaho  Technical Specifications for Purchasing Card Services – RFP02425  27 4.0  Training   A team consisting of representatives of the State and Bank of America will develop a  custom detailed project plan. That plan will include training for program administrators,  coordinators, cardholder and systems integration resources. A dedicated implementation  engineer will oversee the entire implementation process, including the delivery of user  training. Training will consist of both on‐site user training and our extensive online training  resources. On‐site training will be coordinated with the State.    The State’s program administrator will be given a card program guide ‐ this is a large  document and will be provided upon implementation. This guide explains each of these  resources as well as defining which of them will be the best place to turn for various  program questions or requests.   Program administrator training sessions will be coordinated by your account  manager and conducted by a certified Works instructor. These training sessions will  teach the State the functionality of the reporting software as well as provide  detailed instruction on all administrative, customer service and electronic access  features of the Purchasing card and Travel Card.   After the initial implementation, your card account manager will continually work  with the program administrators to maximize the overall program benefits.     4.1  Role Based Training    Training  Bank of America and Works will provide hands‐on training for all program administrators  and accounting staff as necessary. Typically, training sessions for these staff members are  conducted via Web conference or in person. These training sessions include hands‐on use  of the application for commonly performed procedures. We will provide all training  materials including User Guides to administer the program during implementation.    Administrators  Bank of America will provide hands‐on training for all program administrators and  accounting staff during implementation. These training sessions include hands‐on use of  the application for commonly performed procedures.     These sessions are typically scheduled for 90 minutes. Participants may also continue  training online through the online training tools available within the Works application. In  addition to the training sessions, train‐the‐trainer classes conducted by the bank can be  scheduled and training help tools, materials and help screens are always available online.     Cardholders  State of Idaho  Technical Specifications for Purchasing Card Services – RFP02425  28 Training for cardholders will be scheduled during implementation.  While, online training  can be conducted at any time, cardholders are most often trained by the State’s card  administrators (who are trained in the Bank of America’s train‐the‐trainer program).  A  sample of the online training materials available can be viewed at  http://training.works.com/pm30.    Users (Defined and Non‐cardholder, Non‐administrators)  Users can be accounting staff or approvers who are not cardholders. Users are typically  trained with cardholders or in the same manner as cardholders. For each user, manuals  and help tools are provided online through their personal home page when they log into  Works.    Should entities require additional training on any aspect of the program, the account  manager will coordinate the necessary resources to support the training needs. Ongoing  support and assistance includes program expansion strategy, new cardholder training, new  product demonstrations and software program refresher training.    4.2  Software Demonstrations    Please view the online voice guided demos with screen shot walk‐throughs for accountants,  program administrators, managers and cardholders at our Web site:  http:/training.works.com/pm30    Bank of America provides these walk through demos 24/7 via our Web site. This series of short  flash videos are on key topics such as access and navigating the application, how to activate  your card, reviewing and coding transactions, using the pre‐purchase request process (if  applicable) and reporting.    Samples of the subjects on our video training site are:  Training for All  1) Overview of the Application  Introduces the application and demonstrates how organizations utilize the workflow. Excellent  introduction for beginners. (3:14)    2) Initial Login/Forgot Password  Demonstrates how to log into the application for the first time and reset a password should you  delete your welcome e‐mail or forget your password. (3:07)    3) Navigating the Application   State of Idaho  Technical Specifications for Purchasing Card Services – RFP02425  29 Introduces the navigational features of the application that the State will use to respond to  action items, view your card's available funds, find reports and modify the frequency of e‐mails  from Works. Excellent introduction for beginners. (8:57)  Training for Cardholders  4) Reconciling Transactions Made With Discretionary Funds   Demonstrates how to review, reallocate and sign off on transactions that use discretionary  funds. The functionality shown in this video also applies to Proxy Reconcilers. (11:48)     5) Reconciling Transactions Made With Incremental Funds  Demonstrates how to attach transactions to purchase request, reallocate transactions and sign  off on transactions that use incremental funds. The functionality shown also applies to Proxy  Requesters. (11:57)    6) Creating a Purchase Request  Demonstrates how to create purchase requests for incremental funds. The functionality shown  also applies to Proxy Reconcilers. (10:08)    The Works application is only offered as a Web‐based solution, housed by Bank of America. The  State only needs Internet access and a Web browser It can be viewed on any of the following  supported browsers: • Internet Explorer 6.X SP1or higher (for Windows users) • Mozilla 1.5 or  higher (for Windows or Macintosh users • Firefox (on Mac OS X) Works itself maintains secure  connections with the Bank of America processor to enact changes on your behalf.    To perform card‐related operations securely, the Works application maintains appropriately  controlled connectivity on three fronts:    Connection between the application and the credit card processor for near‐real‐time card  control   Nightly transaction file feed coming from the processor, which contains information about  posted transactions and new cards   Card request mechanism  The Works application has a Secure Proxy in place to provide the appropriate level of control to  these connections. The Secure Proxy is placed between the Works application and these  connections to provide a protection and control mechanism for both the commercial card issuer  and the Works application.    The Secure Proxy is connected to the Works application by a set of authenticated application  interfaces and to the client machine at the processor via an encrypted virtual private network  (VPN) or leased line. Nightly, encrypted transaction file feeds are fed back into the Works  application via the Secure Proxy, which references card accounts to the Works application with  opaque identifiers. Card issuance requests currently go through the issuing bank for validation.  State of Idaho  Technical Specifications for Purchasing Card Services – RFP02425  30 5.0  Card Control and Security  Card Security  All card accounts are issued with a three digit security code placed on the back of the cards as  well as expiration dates that are validated during the authorization process.    The Works application is a robust card management platform that employs several security  features to ensure the integrity of your program.   Advanced Security Control Features   Our Works Web site uses HTTPS secure protocol, digital certificates and Secured Socket  Layer (SSL) 128 protocol for encryption and authentication and is physically hosted in a  certified facility.   Online security provides a secured communications link between the cardholder, program  administrator and Bank of America.   Secured communication allows for transmission of account setup and maintenance  requests and submission of transaction disputes and other online forms, while protecting  confidential client data.   Each user or cardholder is required to have a unique user identification and a user‐selected  password.   The program administrator maintains access to the system.  During the implementation process, the Bank of America implementation team will configure  the State’s access rules. User name and password issuance will be set during the  implementation process and all cardholders and administrators will be sent e‐mails with links to  activate their access to the Works application. After initial card program implementation,  enrollment is triggered by the State’s program administrator(s) creating Works user accounts  and generated card requests. Enrollment e‐mails are triggered automatically after a user  account is created.    Bank of America never asks for or requires personally identifiable info on any employee to issue  a card. This is dictated by State rules and policies, typically utilizing an employee identification  number to link a cardholder to a card.    When the State’s program administrator creates a new user account, the application sends an  e‐mail to the new user’s address, inviting the user to establish a password within the  application.  Creating a Password  On the first login, the user provides both a password and a challenge/response for use in case  the user forgets his/her password. The password must conform to the following rules, which  can be modified per the State’s IT security rules:  State of Idaho  Technical Specifications for Purchasing Card Services – RFP02425  31  Must be at least six characters long   Cannot be a sequence of the same character   Cannot be the same as the user name    Access to Works is granted only after entering a valid e‐mail address, user name and password.  When a State user types their password, the entry is masked.    In addition, password management is organized with the following controls:   Passwords can be determined to expire every 30, 60, 90 days or never   Passwords are case sensitive   Passwords must have at least six characters  Works Data Protection and Encryption  The Works application has several layers of security to protect the use of the application and the  data within the application. All communication with State users is secured via a HTTPS server  using 128‐bit Secure Socket Layer (SSL) encryption; all sensitive data in the Works database is  encrypted and algorithms check for completeness of transaction data when it is transmitted to  Works. Bank of America and its card applications, including Works, SDOL and VIM, are compliant  with the Association regulations for PCI. Works’ PCI certification was complete in first Quarter  2008. To maximize security in the Works application the CARD ID (the last four digits of the card  account number) is used throughout the application. Works can report the last 4 digits or last 10  digits of the credit card account number depending on whether the company is configured to  permit viewing of the last 10 digits for file exports. In addition, a PCI Audit of Works was  conducted by VeriSign, Inc. on 4/25/07. Bank of America Merchant Services has achieved  compliance with the USA Cardholder Information Security Program (CISP). CISP compliance  validates that merchant services adheres to the Payment Card Industry (PCI) Data Security  Standard, which offers a single approach to safeguarding sensitive data for all card brands. Our  achievement of CISP compliance reflects its longstanding commitment to information security,  intelligent business and superior customer care. Bank of America has been elected to one of the  21 seats on the Payment Card Industry Advisory Council that was formed in May 2007. David  Madairy is the representative from Bank of America participating in the Advisory Council. The  role of the Advisory Council will be to provide strategic and technical guidance to the PCI  Security Standards Council, reflecting different stakeholder perspectives. The Advisory Council  does not have any direct authority regarding changing standards, but its input will be critical to  the ongoing enhancement of PCI security standards.    Advanced Control Functionality  Our customizable and flexible cardholder restrictions provide the State the ability to  establish control parameters in line with a given cardholder’s authority. These various  State of Idaho  Technical Specifications for Purchasing Card Services – RFP02425  32 controls, which restrict card use and cash advances, can include any one ‐ or a combination  ‐ of features.  Card Control  Typically, credit cards are controlled only by the available credit limit. Using Works, the  State can create card profiles to specify the credit limit, cash advance limit (if the card  allows cash withdrawal) and transaction controls for groups of cards. Transaction controls  can include a single transaction limit, automatic sign off limit, the amount of discretionary  funds available and the permitted Merchant Category Codes (MCCs) that determine the  type of merchants where the cardholder can make purchases.    These controls enable the State to greatly reduce your organization’s liability, while  providing your employees with the spending power they require. Using Works, the State  can increase the amount your organization spends with your card program, maximizing  the savings and incentives offered by Bank of America. Because card profiles group cards  with identical settings, the State can easily manage a large group of cards by changing the  settings for a single profile. Works enables the State to request new cards, request  replacement cards and deactivate cards (that is, permanently disable or report as lost or  stolen). These features of the application limit the issues that require the State to contact  your account specialist.    Secure and Flexible Control: Using Works unique Active Card Control® technology, the  State will be able to dynamically manage the controls for your cards to adjust available  funds, transaction daily limits, maximum transaction value limits, merchant category  privileges and more in real‐time.    Electronic Purchase and Payment Requests: Works online spending request forms are  routed for approval based on your spending authority matrix and purchasing policies.  Managers can now sign off on a commitment prior to incurring an expense.    Active Card Control: Works’ direct connection to the credit card network enables the  State to instantly add available credit to individual cards based on approved requests.  Support for $0 cards and your pre‐purchase approval process limits your financial  exposure while unlocking emergency or exception purchases, higher dollar and mission‐ critical transactions.    Declining Balance Card:   Using the card administration tools available within the Works application, the State  can issue cards with declining balance functionality. This is ideal for managing set  budgets on projects or special expense types (e.g. relocation assistance).   You can couple the use of declining balance cards with Spend Monitors to easily  manage budgets with minimum card management or oversight required.  State of Idaho  Technical Specifications for Purchasing Card Services – RFP02425  33   Meeting and Event Planner cards with higher available funds and specific MCC allowances  are easily set up and managed using Works. Additionally, use of the declining balance card  functionality allows for caps to be set on spending to help better manage and control  marketing expenses in line with budget expectations. Declining balance cards also work  well for relocation management. Using the Works application, relocation budgets can be  loaded to a purchasing card in lump sum or staged as relocation expenses are approved.  You can also leverage the pre‐approval process in the Works application to automatically  route relocation payments/ authorized funding for approval    Exact Authorization Override     Allows the State to maintain overall tight controls on card, while providing flexibility to  Cardholders for specific purchases outside of normal card controls  By using exact auth your PA’s can allow Cardholders to make a purchase outside of their  normal card controls in Works, based on the specific purchase amount or Merchant  Category Code where as today they most likely have to call in or change profiles to allow  this temporary purchase override.    Exact Authorization override allows your PA’s to approve a cardholder for a  purchase that they normally would be declined on at the point of sale.     For example, a cardholder does not have the MCC for office supplies turned on for  their card but needs to buy paper for their office printer as their paper order  shipment has not arrived. This purchase has already been discussed and agreed by  their manager. At the point of sale their card is declined     They call into their PA and when they look on Works they notice in the real time  decline log that the reason it was declined was that they did not have the MCC open  on their card. In the past the PA would have to either call into the bank to ask for  this change or they would have to change the cardholder to another profile that was  open to all MCCs. With exact auth override, the PA just needs to add that MCC to  the cardholder and within seconds they can make their purchase.     Same thing if someone needs to make a purchase but they do not have funds on  their card to do so. Once they know what the total amount would be including if  appropriate sales tax their PA could put that onetime payment on their current  profile and it would be approved. Thus for the exact amount or MCC a card that  normally would be declined is allowed a temporary purchase override. Once the  purchase takes place the exception is taken off their profile. This is a big time saver  for your PA’s if they need to do this.     State of Idaho  Technical Specifications for Purchasing Card Services – RFP02425  34 Card Profiles  Each purchasing card must belong to a single card profile. Card profiles enable the  grouping of cards with identical settings and allow the program administrator to easily  manage large groups of cards by changing the settings for a single profile. For example, if  the State changes the amount of discretionary funds designated in a card profile, the  discretionary fund amount for all cards issued with that profile are automatically changed.  To change an individual card’s settings, the State simply moves the card to a different card  profile. Each profile can include various spending controls, automated reconciliation  controls and MCC settings.  Spending Controls   Credit Limit: The maximum amount that can be spent in one billing cycle.   Discretionary Funds: The amount of funds that can be spent each billing cycle at the  user’s discretion (without approval). The application automatically restores the  amount of each transaction made with such funds back to the card after a  prescribed event (cardholder, manager or accountant signoff) during the  reconciliation process.   Incremental Funds Buffer: The percentage or dollar amount the user can spend  above the amount of the approved requested incremental funds. Incremental funds  require the user (or a Proxy Requester) to submit a purchase request using the  application.   Transaction Limits: The limits that control the maximum dollar amount of a