14-21 EKU Bypass Pedway

        Invitation No.: EKU 14‐21   Eastern Kentucky University 521  Lancaster Avenue  Richmond, KY 40475    EKU Bypass Pedway    THIS IS NOT AN ORDER    Non‐Mandatory Pre‐Bid Conference: June 30, 2020 2:00PM EST beginning in the Keene Hall parking  lot  Bid Opening:  July 14, 2020 2:00PM EST, Commonwealth Building  Eastern Kentucky University (EKU) hereby requests sealed bids for the materials, supplies,  equipment or services set forth herein, subject to all conditions outlined in this Bid Package,  including :          Invitation to Bid .......................................................................................................................................... 1  EKU General Terms and Conditions ................................................................................................. 26  Project Specifications ....................................................................................................................... 61 

Project Drawings. ............................................................................................................................ 152        Note:  If you require a larger format set of plans, you may download them from our website at  http://purchasing.eku.edu/solicitations    The University’s General Terms and Conditions and Instructions to Bidders, viewable at  https://purchasing.eku.edu/terms‐and‐conditions, apply to this Invitation to Bid (ITB).  Eastern Kentucky University EKU Invitation to Bid Bid No: EKU 14-21 Issue Date: 6/11/2020 Purchasing Officer: Gary Burns Phone: 859-622-7125 Return Original Copy of Bid To: Eastern Kentucky University University Procurement 521 Lancaster Ave. Room 1411, Commonwealth Bldg. Project Name: EKU Bypass Pedway Richmond, KY 40475 IMPORTANT: BIDS MUST BE RECEIVED BY: July 14, 2020 2:00PM EST Bids for competitive negotiation shall not be subject to public inspection until negotiations between the purchasing agency and all Offerors have been concluded and a contract awarded to the responsible offeror submitting the proposal determined in writing to be the most advantageous to the University, price and the evaluation factors set forth in the advertisement and solicitations for proposals will be considered. An award of contract may be made upon the basis of the initial written proposals received without written or oral discussions. Contracts resulting from this Bid must be governed by and in accordance with the laws of the Commonwealth of Kentucky. The University reserves the right to request proposal amendments or modifications after the bid receiving date. THE TERMS AND CONDITIONS OF THIS INVITATION TO BID INCLUDE ALL GENERAL CONDITIONS, AS SET FORTH BY EASTERN KENTUCKY UNIVERSITY, PLUS ANY SPECIAL CONDITIONS ENUMERATED HEREIN. NOTICE Any agreement or collusion among Offerors or prospective Offerors, which restrains, tends to restrain, or is reasonably calculated to restrain competition by agreement to bid at a fixed price or to refrain from offering, or otherwise, is prohibited. Any person who violates any provisions of KRS 45A.325 shall be guilty of a felony and shall be punished by a fine of not less than five thousand dollars nor more than ten thousand dollars, or be imprisoned not less than one year nor more than five years, or both such fine and imprisonment. Any firm, corporation, or association who violates any of the provisions of KRS 45A.325 shall, upon conviction, may be fined not less than ten thousand dollars or more than twenty thousand dollars. AUTHENTICATION OF BID AND STATEMENT OF NON-COLLUSION AND NON-CONFLICT OF INTEREST I hereby swear (or affirm) under the penalty for false swearing as provided by KRS 523.040: That I am the offeror (if the offeror is an individual), a partner, (if the offeror is a partnership), or an officer or employee of the bidding corporation having authority to sign on its behalf (if the offeror is a corporation); That the attached proposal has been arrived at by the offeror independently and has been submitted without collusion with, and without any agreement, understanding or planned common course of action with, any other Contractor of materials, supplies, equipment or services described in the Request for Proposal, designed to limit independent bidding or competition; That the contents of the proposal have not been communicated by the offeror or its employees or agents to any person not an employee or agent of the offeror or its surety on any bond furnished with the proposal and will not be communicated to any such person prior to the official closing of the RFP: That the offeror is legally entitled to enter into contracts with the Eastern Kentucky University and is not in violation of any prohibited conflict of interest, including those prohibited by the provisions of KRS 45A.330 to .340, 164.390, and That I have fully informed myself regarding the accuracy of the statement made above. SWORN STATEMENT OF COMPLIANCE WITH CAMPAIGN FINANCE LAWS In accordance with KRS45A.110 (2), the undersigned hereby swears under penalty of perjury that he/she has not knowingly violated any provision of the campaign finance laws of the Commonwealth of Kentucky and that the award of a contract to a bidder will not violate any provision of the campaign finance laws of the Commonwealth of Kentucky. CONTRACTOR REPORT OF PRIOR VIOLATIONS OF KRS CHAPTERS 136, 139, 141, 337, 338, 341 & 342 The Contractor by signing and submitting a proposal agrees as required by 45A.485 to submit final determinations of any violations of the provisions of KRS Chapters 136, 139, 141, 337, 338, 341 and 342 that have occurred in the previous five (5) years prior to the award of a contract and agrees to remain in continuous compliance with the provisions of the statutes during the duration of any contract that may be established. Final determinations of violations of these statutes must be provided to the University by the successful Contractor prior to the award of a contract. CERTIFICATION OF NON-SEGREGATED FACILITIES The Contractor, by submitting a proposal, certifies that he/she is in compliance with the Code of Federal Regulations, No. 41 CFR 60-1.8(b) that prohibits the maintaining of segregated facilities. TOBACCO FREE ZONE POLICY The Offeror, by signing and submitting a Proposal, agrees to comply with the University’s Tobacco Free Zone Policy. http://policies.eku.edu/sites/policies.eku.edu/files/policies/tobacco-free_policy_bor_41414.pdf STAINABILITY POLICY The University is committed to reducing the adverse environmental impact of its purchasing decisions; it is committed to buying goods and services from contractors who share its environmental concern and commitment. The University encourages bidders to include in their responses economical and environmentally friendly products and service options that serve to minimize waste, reduce excess packing, recycle, reduce, reuse, prevent pollution, and/or offer resource efficiency. It’s the University’s goal to maximize environmental responsibility on its campuses. SIGNATURE REQUIRED: This proposal cannot be considered valid unless signed and dated by an authorized agent of the Offeror. Type or print the signatory's name, title, address, phone number and fax number in the spaces provided. Offers signed by an agent are to be accompanied by evidence of his/her authority unless such evidence has been previously furnished to the issuing office. Company Name: Authorized Signature: Address: Typed or Printed Name: City, State, Zip: Title: Phone No: Federal ID No: Fax: Date: 8 BID FORMS 1 BID FORMS EASTERN KENTUCKY UNIVERSITY  DIVISION OF PURCHASES & STORES  RICHMOND, KY  THIS IS NOT AN ORDER    INVITATION NUMBER: EKU 14‐21  PROJECT: EKU Bypass Pedway  PURCHASING INSTRUCTIONS TO BIDDERS  1. Bids must be received in the Division of Purchases and Stores, Commonwealth Building, Room  1411, Richmond, KY in a sealed envelope no later than July 14 2020, 2:00PM EST at which time  all bids received will be publicly opened and read in the Bid Opening Room.  2. Bid envelope shall be addressed as indicated herein below. No responsibility will attach to the Division of  Purchases the premature opening of, or the failure to open a bid not properly addressed or identified.  Address bids as follows:  ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐  Name & Address of Bidder        Eastern Kentucky University   University Procurement  521 Lancaster Ave.   Commonwealth Bldg.  14th Floor, Room 1411  Richmond, KY 40475    PRE‐BID CONFERENCE: June 30, 2020 2:00PM EST – Keene Hall Parking Lot  Questions Due By: July 7, 2020 5:00PM EST – Submit all questions electronically to  gary.burns@eku.edu  Temporary parking permits are available thru EKU Parking and Transportation, Commonwealth Hall, 2nd Floor  521 Lancaster Avenue, Richmond, KY   40475, (859) 622‐1063.   Please request parking permits at  least (72)  hours prior to campus visit.    3. No bidder may withdraw his bid for a period of thirty (30) calendar days after the date set for the opening of  bids. Clerical errors and omissions in the computation of the lump sum bid shall be cause for withdrawal of  the bid without forfeit of the bid bond. Bids may be withdrawn in person only prior to the closing date of  the receipt of bids.  4. Bids, upon their receipt, are stamped showing the hour and date received. Bids received after the  scheduled closing time will not be considered, provided legal and acceptable bids have been received.  5. The right is reserved to reject any and all bids and to waive all informalities and/or technicalities where the  best interest of the University may be served.  6. Facsimile bids, or modification of bids by fax, are not permissible and/or not acceptable.  7. Bids may be rejected unless filled out in ink or typewritten and signed in ink.  8. For any clarification of this Invitation to Bid, contact:  gary.burns@eku.edu    9. All proposals can be made electronically via e‐mail ekusolicitations@eku.edu no later than 7/14/2020 , 2:00  PM, ET.  The subject of the e‐mail shall be “EKU 14‐21”. Failure to provide the correct Bid/RFP number in the  email may disqualify your submission.  2 BID FORMS ARTICLE 1 – INVITATION    Bids are requested by the Division of Purchases & Stores from eligible firms for the furnishing of all    labor,  materials,  tools,  equipment,  services,  supplies,  and  related  items  necessary  for  the  construction  of  a  pedestrian crossing over the eastern bypass for Eastern Kentucky University complete and  in accordance  with the terms, conditions, specifications as contained herein, and as shown on drawings and amended by  any Addendum which may be  issued.  ARTICLE 2 ‐ METHOD OF BIDDING  Bidders shall submit bids as indicated in the form. No other method of bidding will be considered and the  bidder must use the Form of Proposal which is included in and made a part of this Invitation. All data and  other information requested in said Form of Proposal must be supplied.    ARTICLE 3 ‐ AWARD OF CONTRACT  The award will be made based on BEST VALUE. In determining the lowest responsible and responsive bidder,  the following elements will be considered: If the bidder involved maintains a permanent place of business,  has adequate plant equipment  to perform properly and expeditiously,  suitable  financial  status  to meet  obligations incidental to the work and has appropriate technical experience. Such information as may be  required to make an award determination shall be supplied by apparent low bidder.  (A) The  "Owner"  reserves  the  right  to  reject  any  and  all  bids  to  waive  all  informalities  and/or  technicalities of a bid when in the judgment the best interest of Eastern Kentucky University may  be served.  (B) In the event the bidder's proposal is accepted by the owner and such bidder shall fail to execute  the contract and to furnish satisfactory performance bond within ten (10) calendar days from the  date of notification of the award of the contract, the owner may at its option, determine that the  awardee has abandoned the contract. Thereupon the proposal shall become null and void and the  bid guarantee which accompanied it shall be forfeited to and become the property of the owner  as  liquidated  damaged  from  such  failure.  If  the  bidder  shall  execute  the  contract  and  furnish  satisfactory bond, the bid guarantee will be returned to the bidder by the owner.  (C) That a contract is legally entered into will be indicated by the issuance and release of the Eastern  Kentucky University purchase order.    ARTICLE 4 ‐ INSURANCE  The  contractor  shall provide  and  include  in his bid price  the  cost of  the  following minimum  insurance  coverage:  (a) $2,000,000 Each Occurrence   (b) $2,000,000 General Aggregate   (c) $2,000,000 Products & Completed Operations Aggregate  (d) $2,000,000 Umbrella Each Occurrence/Aggregate    Contractor agrees to furnish Certificates of Insurance for each insurance policy to the Purchasing Official.  Eastern Kentucky University, its regents, and employees must be added as Additional Insured on the  General Liability policies with regard to the scope of this Contract. Any deductibles or self‐insured  retentions in the insurance policies must be paid by and are the sole responsibility of the Contractor.  Coverage is to be primary and non‐contributory with other coverage, if any, purchased by the University.  All required insurance policies must include a Waiver of Subrogation in favor of Eastern Kentucky  University, its regents, and employees.    ARTICLE 5 –CONSTRUCTION AND SAFETY DEVICES  Refer to Eastern Kentucky University’s General Terms and Conditions below.    ARTICLE 6 ‐ TAXES, WORKMEN'S COMPENSATION, ETC.  The contractor shall be  required  to accept  liability, make payment and  include  in bid amount all payroll  taxes, sales and use tax, and all other taxes or deductions required by federal, state, or local laws such as  old age pensions, social security or annuities measured by wages. Provisions of the current Kentucky Sales  or Use Tax must be included in the bid amount and paid by the contractor.  3 BID FORMS ARTICLE 7 ‐ INSPECTION OF WORK  Refer to Eastern Kentucky University’s General Terms and Conditions below.    ARTICLE 8 ‐ PERMITS AND CODES  Refer to Eastern Kentucky University’s General Terms and Conditions below.    ARTICLE 9‐ ADDENDA  Any Addenda or Instruction to Bidder issued by the Division of Purchases prior to the time for receiving bids  shall be covered  in thereof. Such Addenda shall be acknowledged  in the Bid Proposal. No  instructions or  changes shall be binding unless documented by a proper and duly issued Addendum.  Eastern Kentucky University is entitled to exemption from Federal Excise Tax. Exemption certificates will be  furnished to cover excise tax exemption where applicable and when requested by the contractor.    ARTICLE 10 ‐ WITHDRAWAL OF BIDS  (a) Prior to closing date for receipt and opening of bids, any bidder may withdraw his bid in person  only, at any time prior to the scheduled time for closing and receipt of bids.  (b) After receipt and opening of bids, withdrawal of bids will not be permitted for a period of thirty  (30) Calendar days from the date of receipt and opening of bids.    ARTICLE 11 ‐ OR EQUAL  If any material or equipment and/or specifications, unless specifically designated "no substitution" appear  in this Invitation which restrict any bidder from bidding whose product is equal in performance, construction,  efficiency, etc., to that specified, then, and in that event the bidder may submit a bid on the lowest and best  bid  here  from.  The  burden  of  proof  of  equality  shall  be  the  responsibility  of  the  bidder.  If  the  architect/engineer  judges  the material or equipment not equal  to  that named  in  the  specifications,  the  bidder/contractor  shall  provide  material  or  equipment  that  is  judged  to  be  in  compliance  with  the  specifications. The architect/engineer's decision shall be final.    ARTICLE 12 ‐ ALTERNATES  The owner reserves the right to reject any or all alternate bids  if provided for  in the bid documents. The  determination as to the responsive and responsible bid will be made on the basis of the lump sum base bid  plus and/or minus any alternate that may be accepted by the owner. Alternates to be used in sequence set  forth in the proposal if considered for acceptance.    ARTICLE 13 ‐ AUT HENTICAT ION OF BID AND STATEMENT OF NON‐COLLUSION AND NON‐ CONFLICT  OF INTEREST  This document or the Form of Proposal document where applicable, must be executed and signed for the  bid to be valid.    ARTICLE 14 ‐ LIQUIDATED DAMAGE (IF APPLICABLE)  See schedule of liquidated damage in attached Project specifications. The contractor affected will be held  responsible for any loss to the owner on account of unnecessary delays or failure on his part to prosecute  his work in the proper manner.    ARTICLE 15 ‐ BID AND PERFORMANCE AND PAYMENT BOND  (a) Bids shall be accompanied by a bid guarantee of not less than five percent (5%) of the amount of  the Base Bid executed by a Surety Company authorized to do business  in the state of Kentucky.  (Certified check is acceptable)  It is agreed in the event that this proposal is accepted by the owner and the contractor shall fail to  execute a contract within ten (10) consecutive calendar days from the date of notification of the  Award of Contract,  the owner shall determine  that  the contractor has abandoned  the contract;  thereupon, the proposal shall become null and void, and the bid guarantee, check, or bid bond  which accompanied it shall be forfeited and become the property of the owner as liquidated  damages for such failure and no protest pursuant to such action will be allowed.  (b) The contractor shall furnish a surety bond in an amount equal to one hundred percent (100%) of the  contract price as security for the faithful performance of this contract and for the payment of all  persons performing labor, including payment of all unemployment contributions which become due  and payable under the Kentucky Unemployment Insurance Law furnishing materials in connection  with this contract.  (c) This bond  and  all  insurance  coverage  required by  this  Invitation  and  Laws of  this  State  shall be  executed by a Surety Company authorized to do business in the state of Kentucky  (d) There shall be an endorsement in each policy, reading as follows: "It is hereby agreed that in event  of a claim arising under this policy, the company will not deny liability by reason of the insured being  a state, county, Municipal Corporation or governmental agency."    ARTICLE 16 ‐ GENERAL GUARANTY  Refer to Eastern Kentucky University’s General Terms and Conditions below.    ARTICLE 17 ‐ CHANGES IN THE WORK    Refer to Eastern Kentucky University’s General Terms and Conditions below.    ARTICLE 18 ‐ INDEMNITY  Refer to Eastern Kentucky University’s General Terms and Conditions below.    ARTICLE 19 ‐ EMPLOYMENT PRACTICE  (a) The contractor, per State Executive Order 72‐51, dated January 18, 1972, shall register from time to  time with  the State Department Service Office nearest  the construction a complete  list of all  job  requirements and positions necessary to perform this contract.  (b) Where  persons  referred  to  the  contractor,  by  the  State  Employment  Service,  are  found  to  be  qualified the contractor is urged to utilize and employ said persons for such jobs.  (c) It  is  the  policy  of  Eastern  Kentucky  University  to  utilize  minority  vendors  and  subcontractors  whenever possible  in order  to help bring  them  into  the main  stream of  the American economy.  Therefore, the contractor, when looking for subcontractors, should make full faith efforts to locate  minority  business  persons.  For  assistance  in  identifying minority  vendors  or  subcontractors,  the  contractor may contact the Kentucky Procurement Assistance Program; 500 Metro Street; Capital  Plaza  Tower,  23rd  Floor;  Frankfort,  Kentucky  40601‐1978;  telephone  800.838‐3266  or  502‐564‐  2064; fax (502)‐564‐5932, or e‐mail ced.kpap@ky.gov.  (d) Apprentices shall be permitted to work only under an apprenticeship agreement approved by the  Kentucky  Supervisor  of  Apprenticeship  and  by  the  Kentucky  Apprenticeship  Council,  which  is  recognized by the Bureau of Apprenticeship and Training, United States Department of Labor.    ARTICLE 20 ‐ NON‐DISCRIMINATION IN EMPLOYMENT  During the performance of this contract, the contractor agrees as follows:  (a) The contractor will not discriminate against any employee or applicant for employment because of  race,  creed,  color,  or  national  origin.  The  contractor will  take  affirmative  action  to  ensure  that  applicants are  treated during employment without  regard  to  their  race, creed, color, or national  origin.  Such  action  shall  include,  but  not  be  limited  to  the  following:  employment,  upgrading,  demotion, or transfer; recruitment or recruitment advertising; layoff or termination; rates of pay or  other forms of compensation; and selection for training,  including apprenticeship. The contractor  agrees to post in conspicuous places, available to employees and applicants for employment, notices  to be proved setting forth the provisions of this non‐discrimination clause.  (b) The contractor will, in all solicitation or advertisements placed by or on behalf of the contractor, state  that all qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, creed,  color, or national origin.  (c) The  contractor will  send  to  each  labor union or  representative of workers with which he has  a  collective  bargaining  agreement  or  other  contracts  or  understanding,  a  notice  to  be  provided  advising the said labor union or worker's representative of the contractor's commitment under this  section,  and  shall  post  copies  of  the  notice  in  conspicuous  places  available  to  employees  and  applicants for employment. The contractor will take such action with respect to any   subcontractor  or purchase order as the administrating agency may direct as a means of enforcing such provisions,  including sanctions for noncompliance.  In case the work to be performed is paid for in whole or in part with funds obtained from the federal  government  or  borrowed  on  the  credit  of  the  federal  government  pursuant  to  a  grant,  loan,  insurance or guarantee, during the performance of this contract, the contractor, in addition, agrees  to the following:  (d) The contractor will comply with all provisions of Executive Order No. 11246 of September 24,  1965, or as amended, and by the rules, regulations and relevant orders of the Secretary of Labor.  (e) The contractor will furnish all information and reports required by Executive Order No. 11246 of  September 24, 1965, or as amended, and by the rules, regulations, and orders of the Secretary of  Labor, or pursuant thereto and will permit access to his books, records, and accounts by the  applicable federal agency and/or agencies and the Secretary of Labor for purpose of investigation  to ascertain compliance with such rules, regulations, and orders.  (f) In the event of the contractor's non‐compliance with non‐ discrimination clauses of this contract  or with any such rules, regulations or orders, this contract may be canceled, terminated or  suspended in whole or in part and the contractor may be declared ineligible for further  government contracts or federally‐assisted construction contracts, in accordance with procedures  authorized in Executive Order No. 11246 of September 24, 1965, or as amended, and by the rules,  regulations and orders of the Secretary of Labor, or as otherwise provided by law.  (g) The contractor will include the provisions of paragraphs (a) through (g) in every subcontract or  purchase order unless exempted by rules, regulations or orders of the Secretary of Labor, issued  pursuant to Section 204 of Executive Order No. 11246 of September 24, 1965, so that such  provisions will be binding upon each subcontractor or vendor. The contractor will take such action  with respect to any subcontract or purchase order as the federal agency or Secretary of Labor may  direct as a means of enforcing such provisions, including actions for non‐compliance.  Provided, however,  that  in the event the contractor becomes  involved  in, or  is  threatened with,  litigation with a  subcontractor or  vendor as  a  result of  such direction by  the  federal  agency or  Secretary of Labor, the contractor may request the United States to enter  into such  litigation to  protect the interest of the United States.    ARTICLE 21 ‐    PUBLIC WORKS      21.1  Under KRS337 the University or any State Agency shall not have the authority to require any    employer to pay to an employee a certain wage or fringe benefit other than as determined by the employer  and   or hourly rates (Minimum Wage) as established by Federal, State, Local or Agency itself.      22.2  DAVIS BACON ACT    (Applicable to federally funded construction projects exceeding $2,000)  Contractor agrees to pay wages to mechanics and laborers at a rate not less than the prevailing wages  specified in a wage determination made by the Secretary of Labor. Supplier agrees to pay wages and meet  the other requirements as specified by Davis‐Bacon Act, as amended (40 U.S.C. 3141‐3148) as supplemented  by the Department of Labor regulations (29 CFR Part 5). Supplier acknowledges that University affiliated  entity’s decision to make a Contract with Supplier is conditioned upon the acceptance of the wage  determination.    ARTICLE 22‐ RECIPROCAL PREFERENCE    In accordance with KRS 45A.494, a resident Offeror of the Commonwealth of Kentucky shall be given a preference  against a non‐resident Offeror. In evaluating proposals, the University will apply a reciprocal preference against  an Offeror submitting a proposal from a state that grants residency preference equal to the preference given by  the state of the nonresident Offeror. Residency and non‐residency shall be defined in accordance with KRS  45A.494 (2) and 45A.494 (3), respectively. Any Offeror claiming Kentucky residency status shall submit with its  proposal the notarized affidavit affirming that it meets the criteria as set for in the above referenced statute.    ARTICLE 23 – SERVICE AND SUPPORT PERSONNEL    The University reserves the right of acceptance of all personnel assigned by the Offeror under this Contract.  All company personnel of the Successful Offeror must be in appropriate company uniform which includes the  company name visibly displayed at all times while on the campus of the University, and in all University  buildings. The personnel must be cordial, well‐groomed, and cognizant of the fact that they may be entered  student living buildings. If, for any reason, the University believes that these guidelines are not being followed,  the University will request intervention from appropriate supervisory personnel. If inappropriate behavior  occurs, the University shall be entitled to a change in personnel serving the campus.    The Successful Offeror agrees that it will company with the University policy regarding registered sex offenders,  and shall not knowingly permit any employee who is a registered sex offender to service the Grand Campus,  University residence halls, Model Laboratory School, the basement of the Burrier Building where the Child  Development Center is currently located, or any areas of campus or University’s buildings. The Successful  Offeror will provide the University with verification of all assigned personnel background check clearance.     ARTICLE 24 ‐ DISBARMENT    Vendor’s signature on this solicitation response certifies that the vendor, and where applicable subcontract vendor,  or any other person performing service under this agreement (a) is not now nor have ever been excluded,  suspended, disbarred or otherwise deemed ineligible to participate in governmental procurement or other  programs (b) and if disbarred, suspended or excluded during the life of the contract, the vendor will notify the  University buyer of record within seventy two(72) hours of the vendor becoming aware of the governmental  ineligibility.      ARTICLE 25 ‐ KEY EVENT DATES      KEY EVENT DATES  DATE  TIME  PLACE    Pre‐Bid Meeting  6/30/2020  2:00 PM ET  Keene Hall Parking Lot  Questions Deadline  7/7/2020  5:00 PM ET  gary.burns@eku.edu  Bid Opening  7/14/2020  2:00 PM ET  Commonwealth Bldg    Project Notes:  - Substantial Date for Completion:  240 days from the notice to proceed  - Final Date for Completion:  270 days from start to final completion from the notice to proceed    Liquidated Damages:  - $1,660 until Substantial Completion  - $910 until Final Completion  BIDDER'S CHECK LIST    The following checklist is provided for the convenience of both you and Eastern Kentucky University to  help eliminate errors or omissions which may render your bid non‐responsive. Please check all appropriate  boxes and submit this page with your bid.  1. Sworn Statement Regarding Campaign Finance Laws & Non Collusion.         2. Affidavit Regarding Workers’ Compensation Insurance. (Notarized)         3. Vendor  Report  of  Prior  Violations  of  KRS  Chapters, 136,  139,  141,       337, 338, 341, and 342.    4. Bidder’s Qualifications.    5. Bid Guaranty in the amount of no less than five percent (5%) of  the       TOTAL BID AMOUNT. (Vendor Provided)    6. List of Proposed Subcontractors (Vendor Provided)         7. Vendor Identification Form    8. Vendor Insurance Form (ACORD)         9. Resident Bidder Status Affidavit. (Notarized)    10. Bid Sheet    11. Performance Bond (To be provided at time of award.)    12. Payment Bond (To be provided at time of award.) SWORN STATEMENT REGARDING CAMPAIGN FINANCE LAWS  PURSUANT TO KRS 45A.110 AND KRS 45A.115, AS AMENDED, A DETERMINATION OF RESPONSIBILITY OF A BIDDER  OR OFFEROR CANNOT BE MADE UNTIL THE BIDDER OR OFFEROR PROVIDES A SWORN STATEMENT THAT HE HAS NOT  KNOWINGLY VIOLATED ANY PROVISION OF THE CAMPAIGN FINANCE LAWS OF THE COMMONWEALTH AND THAT  THE AWARD OF A CONTRACT TO A BIDDER OR OFFEROR WILL NOT VIOLATE ANY PROVISION OF THE CAMPAIGN  FINANCE LAWS OF THE COMMONWEALTH. TO COMPLY WITH THESE STATUTES THE SWORN STATEMENT REGARDING  CAMPAIGN FINANCE LAWS  INCLUDED WITH THIS  INVITATION FOR BID SHOULD BE SIGNED AND RETURNED WITH  YOUR BID. THESE STATUTES CURRENTLY READ AS FOLLOWS:    KRS 45A.110:  (1) A written  determination  of  responsibility  of  a  bidder  or  offeror  shall  be made  and  it  shall  be made  in  accordance with  administrative  regulations  promulgated  by  the  secretary  of  Finance  and  Administration  Cabinet. A reasonable inquiry to determine the responsibility of a bidder or offeror may be conducted. The  failure of a bidder or offeror to promptly supply information in connection with such an inquiry may be grounds  for a determination of non‐responsibility with respect to such a bidder or offeror.  (2) A written determination of responsibility of a bidder or offeror shall not be made until the bidder or offeror  provides the Secretary of the Finance and Administration Cabinet with his sworn statement made under  penalty of perjury that he has not knowingly violated any provisions of the campaign finance laws of the  Commonwealth and that the award of a contract to a bidder or offeror will not violate any provision of the  campaign finance laws of the Commonwealth. “Knowingly” means, with respect to conduct or to a  circumstance described by a statute defining an offense, that a person is aware or should have been aware  that his conduct is of that nature or that the circumstance exists.  (3) Except as otherwise provided by law, information furnished by a bidder or offeror pursuant to this section may  not  be  disclosed  outside  of  the Division  of  State  Purchasing  or  the  purchasing  agency  administering  the  contract without prior written consent of the bidder or offeror.    KRS 45A.115:    Eastern Kentucky University at this time does not prequalify suppliers. Refer to KRS 45A.115 for qualification  requirements for bid opportunities with the Finance and Administration Cabinet.    (SIGNATURE)    (TITLE)  (NAME OF COMPANY)        State of  )  County of  )  The foregoing statement was acknowledged and sworn to before me this  day  ,  20  ,  by  (Title)  (Company).      Notary Public  My commission expires:  COMMONWEALTH OF KENTUCKY AFFIDAVIT  REGARDING WORKER’S COMPENSATION  INSURANCE AND UNEMPLOYMENT INSURANCE      Pursuant to KRS 45A.480, the undersigned hereby swears or affirms,  under  penalty  of  perjury,  that  all  contractors   and  subcontractors  employed,  or  that  will  be  employed,  under  the  provisions  of  this   contract shall be in  compliance with    the  requirements    for   worker’s    compensation    insurance    under    KRS    Chapter    342      and  unemployment insurance under established KRS Chapter     341.          (SIGNATURE)        (TITLE)        (NAME OF COMPANY)                  State of   )    County of     )    The foregoing statement was acknowledged and sworn to before me this         day     ,  20   ,  by         (Title)     (Company).          Notary Public    My commission expires:         COMMONWEALTH OF KENTUCKY    VENDOR REPORT OF PRIOR VIOLATIONS OF KRS  CHAPTER  136, 139, 141, 337, 338, 341 AND 342    Pursuant to  1994’s  Senate  Bill  258,  the  Bidder/Offeror  shall  reveal  to  the  Commonwealth,  prior  to  this  award  of a contract, any final  determination  of  a  violation  by  the  contractor   within   the   previous   five   (5) year  period  of  the  provisions  of  KRS  Chapters  136,  139,  141,  337,  341,  and  342.    For the purpose  of  complying  with  the  provisions  of  Senate  Bill  258,  please  list  any  final  determination  (s) of  violation (s) of KRS  Chapters  136,  139,  141,  337,  338,  341  and  342,  which  have  been  rendered  against the   bidder  or  Offer   within  the  five (5)  years  preceding  the  award  of  this contract.    Please  include  the  date  of  the  determination  and  the  state  agency issuing  the determination.    KRS VIOLATION  DATE  STATE AGENCY                  The  Contractor  is  further  notified  that  1994’s  Senate  Bill  258  requires  that  for  the  duration  of   this   contract,  the Contractor shall be in  continuous  compliance  with  the  provisions  of  KRS  Chapters   136,  139,   141, 337, 338,  341 and  342,  which  apply  to  the  Contractor’s  operations.  Senate   Bill   258,  further   provides that the Contractor’s  failure to reveal  a  final  determination  of  a  violation  of  KRS  Chapters  136 ,  139,  141,  337,  338,  341, and  342,   or  failure to comply with the  above‐cited statutes  for  the  duration  of  the  contract,  shall be grounds for the  Commonwealth’s disqualification from eligibility to bid or submit proposals to the Commonwealth  for  a  period  of   two  (2) years.  BIDDER'S QUALIFICATIONS    The  Bidder’s  qualifications  are  required  by the  Owner  to  be  submitted  as  set  forth herewith:    1. This firm is a Corporation or a Partnership   or a Proprietorship   .    2. A  Permanent  place  of  business  is  maintained at:      STREET  CITY  STATE  ZIP CODE      TELEPHONE NUMBER  AREA CODE    3. In  the  event  the  contract  is  awarded,  the  undersigned,  Surety Bonds  will  be furnished by:            4. Experience of Contractor on other similar work: List contact information for list projects.                          5. We now have the following jobs under contract and bonded:    JOB  LOCATION  $ TOTAL CONTRACT  PERCENT COMPLETED                      TAXPAYER IDENTIFICATION NUMBER REQUEST Eastern Kentucky University requires a Federal Tax Identification number or Social Security number for all vendors or persons doing business with the University in order to comply with Federal Regulations and tax reporting requirements. Completion of this vendor form does not guarantee receipt of competitive bid solicitations. If you are interested in obtaining University solicitations, please visit http://purchasing.eku.edu/bids-and-quotes IF SENDING A W-9, PLEASE RETURN THIS FORM ALSO. For your convenience, you may return the information one of the following ways: FAX: Vendor File @ 859-622-2170 Mail: EMAIL: adm.purchasing@eku.edu Phone # (859)622-2246 Purchasing Division Eastern Kentucky University Commonwealth Bldg., 14th Floor,Room 1401 521 Lancaster Avenue Richmond, Kentucky 40475 Please type or print legibly VENDOR INFORMATION Name of Firm * (Company or Individual) Phone Number * Make Checks Payable To * Address * Fax Number * Payment Address * Address Web Site Address or E-mail Payment Address Address Vendor Representative Name on Invoice * City * State * Zip* Federal Tax ID Number * Social Security Number * Willing to accept ACH payments * Yes No Bank Name & Routing # Bank Account # Willing to accept credit card payments* Yes No Payment Terms * Type of Ownership (Check Appropriate Box(es)) * Business Classification (Check Appropriate Box(es)) * (1) Individual/Sole Proprietorship (2) Partnership (3) Corporation-Incorporated in (State) (4) Non-profit/Education (5) Non-Resident Alien (6) Exempt from backup withholding Other: (SM) Small Business (LG) Large Business (CT) In County (MN) Minority Owned (WO) Women Owned (SD) Small Disadvantaged Business (GA) Government Agency (NP) Non-Profit (AL) Alumni Owned (HZ) Hub Zone Small Business Other (Specify) *Required Fields Business Classification Reference Links: www.ccr.gov/sizestandard.asp, https://eweb1.sba.gov/hubzone/internet/general/whoweare.cfm, and http://app1.sba.gov/faqs/faqindex.cfm?areaID=11 Printed Name of Authorizing Official: Authorized Signature: Date: *REGISTRATION Any foreign corporation (outside the State of Kentucky) must obtain a certificate of authority from the Secretary of State as is required by KRS 271B.15-010 Certificate #: (https://secure.kentucky.gov/sos/ftbr/Welcome.aspx)  Claimed exemption: Any “person” (business or individual) making retail sales in the state are to be registered to collect Kentucky sales and use tax. If the foreign individual (or business) is making retail sales they should be registered for Kentucky sales and use tax purposes by completing a Tax Registration Application (form 10A100), available at the link below. If they are under contract to perform services that do not include the sale of tangible personal property or digital property, or do not perform services subject to tax per KRS 139.200 (such as admissions, provision of telecommunication services, sewer services, and so on), then they are not required to register per .KRS 14A.9-010-14A.9-090  Consumer Use Tax Account number: (http://revenue.ky.gov/)  Sales Tax Account Number: Federal Debarment Status By checking the box above, you certify that your company and its principals have not been disbarred, suspended, proposed for debarment, declared ineligible, are not in the process of being disbarred or are voluntarily excluded from doing business with a federal department or agency of the federal government. CERTIFICATION Under penalties of perjury. I certify that: 1. The number shown on this form is my correct taxpayer identification number (or I am waiting for a number to be issued to me) and 2. I am not subject to backup withholding because:(a) I am exempt from backup withholding, or (b) I have not been notified by the Internal Revenue Service (IRS) that I am subject to backup withholding as a result of a failure to report all interest or dividends, or (c) the IRS has notified me that I am no longer subject to backup withholding, and 3. I am a U. S. person (including a U.S. resident alien). Certification instructions. You must cross out item 2 above if you have been notified by the IRS that you are currently subject to backup withholdings because you have failed to report all interest and dividends on your tax return. For real estate transactions, item 2 does not apply. For mortgage interest paid, acquisition or abandonment of secured property, cancellation of debt, contributions to an individual retirement arrangement (IRA), and generally, payments other than interest and dividends, you are not required to sign the certification, but you must provide your correct Taxpayer Identification Number. Signature of U.S. Person Date Bid #:  EKU 14‐21    REQUIRED AFFIDAVIT FOR BIDDERS, OFFERORS AND CONTRACTORS CLAIMING RESIDENT BIDDER STATUS    FOR BIDS AND CONTRACTS IN GENERAL:  The bidder or offeror hereby swears and affirms under penalty of perjury that, in accordance with KRS 45A.494(2),  the entity bidding is an individual, partnership, association, corporation, or other business entity that, on the date  the contract is first advertised or announced as available for bidding:    1. Is authorized to transact business in the Commonwealth;  2. Has for one year prior to and through the date of advertisement  a. Filed Kentucky corporate income taxes;  b. Made payments to the Kentucky unemployment insurance fund established  in KRS 341.49; and  c. Maintained a Kentucky workers’ compensation policy in effect.    The BIDDING AGENCY reserves the right to request documentation supporting a bidder’s claim of resident bidder  status. Failure to provide such documentation upon request shall result in disqualification of the bidder or contract  termination.      Signature  Printed Name      Title  Date      Company Name  Address      Subscribed and sworn to before me by            (Affiant)  (Title)    of     this   day of   ,20   .  (Company Name)          Notary Public  [seal of notary]  My commission expires:     FORM OF PROPOSAL‐BID SHEET  BID: EKU 14‐21      PROJECT NAME: EKU Bypass Pedway    LUMP SUM BASE BID:    The Bidder agrees to furnish  all  materials,  supplies,  and  services  required  to complete  the  above  referenced   job for Eastern Kentucky University,  in  accordance with  the  drawings,  specifications  and  contract  documents,  and  any  duly  issued Addenda  for  the  LUMP  SUM  BASE  BID  AMOUNT  set  forth  below:      Bidder’s Name:                 Dollars  (USE WORDS)    and     Cents      ($   ).      Alternate (if applies): ($   ).    (USE FIGURES)        The Bidder, in compliance with your  Invitation  to Bid # EKU 14‐21 and  having  carefully  examined  the  drawings  and complete contract documents as defined  in the specifications hereby proposes to furnish all  labor, materials,  supplies, and services required to perform the specifics of this project within the time set forth therein and for the  stated lump sum bid amount.    The Bidder hereby acknowledges receipt of the following Addenda:                         (IF NO ADDENDUM HAS BEEN ISSUED AND RECEIVED, INSERT THE WORD, “NONE”)  ADDENDUM NO. DATED ADDENDUM NO. DATED ADDENDUM NO. DATED                       Eastern Kentucky  University General  Conditions  Revised 02-10-17 EASTERN KENTUCKY UNIVERSITY  GENERAL CONDITIONS      TABLE OF CONTENTS    1. Definitions of Terms ................................................................................................................................. 3  2. Intent and Interpretation ......................................................................................................................... 4  3. The Architect ............................................................................................................................................ 6  4. Conduct .................................................................................................................................................... 7  5. Tobacco‐Free Campus .............................................................................................................................. 8  6. Safety ........................................................................................................................................................ 8  7. Green Purchasing Policy ........................................................................................................................... 9  8. Recycling and Waste Management Policy ................................................................................................ 9  9. Parking ...................................................................................................................................................... 9  10. Traffic Control ....................................................................................................................................... 10  11. Pedestrian and Property Protection ..................................................................................................... 10  12. Concrete Surfaces ................................................................................................................................. 10  13. Hazardous Material .............................................................................................................................. 10  14. Site Conditions...................................................................................................................................... 11  15. Facilities Usage ..................................................................................................................................... 11  16. Occupancy ............................................................................................................................................ 11  17. General Work Hours ............................................................................................................................. 12  18. Storage and Staging .............................................................................................................................. 12  19. Signs ..................................................................................................................................................... 12  20. Administrative ...................................................................................................................................... 12  21. Subcontractor ....................................................................................................................................... 12  22. Changes in the Work/Change Orders ................................................................................................... 13  23. Key Checkout Procedure ...................................................................................................................... 15  24. Site Visit ................................................................................................................................................ 15  25. Measurements ..................................................................................................................................... 15  26. Labor and Materials ............................................................................................................................. 15  27. Indemnification .................................................................................................................................... 16  28. Insurance .............................................................................................................................................. 16  29. Performance and Payment Bonds ........................................................................................................ 18  30. Claims by the Contractor/Concealed Conditions/Disputes .................................................................. 18  31. Liens ...................................................................................................................................................... 20  32. Assignments ......................................................................................................................................... 20  33. Separate Contracts ............................................................................................................................... 20  2 General Conditions 34. Cash Allowances ................................................................................................................................... 21  35. Schedules.............................................................................................................................................. 21  36. Delays and Extensions of Time ............................................................................................................. 21  37. Shop Drawings; Submittals ................................................................................................................... 22  38. Supervision and Construction Procedures ........................................................................................... 23  39. Payment ............................................................................................................................................... 24  40. Quality of Work .................................................................................................................................... 26  41. Code Compliance .................................................................................................................................. 27  42. Inspection, Tests, Permits, and License Fees ....................................................................................... 27  43. Correction of Work ............................................................................................................................... 28  44. Suspension of Work .............................................................................................................................. 28  45. Termination .......................................................................................................................................... 29  46. Project Completion and Record Drawings ........................................................................................... 31  47. Miscellaneous Provisions Regarding Contractor’s Work ..................................................................... 33  48. Apprentices .......................................................................................................................................... 35  49. Nondiscrimination in Employment....................................................................................................... 35  50. Affirmative Action: Reporting Requirements ....................................................................................... 35  51. Access to Records ................................................................................................................................. 36  52. Campus Map ............................................................................................................................................... 37  3 General Conditions 1. Definitions of Terms. Whenever used in these General Conditions or in other Contract  Documents, the following terms have the meaning indicated, which are applicable to both  the singular and plural thereof:  1.1 Architect is the person or entity, either architect, engineer, or consultant, who is  identified as such in the Contract Documents and on the drawings or any  replacement architect, engineer, or consultant identified by the Owner.  1.2 Certification of Payment is the Owners Progress Payment form, Invoice and  Receiving Report for Technical Services and Construction Contracts.  1.3 Change Order means a written order to the Contractor from the Owner and the Architect  after execution of the Contract, which directs a change in the Work and may include a  change in the Contract Price or the Contract Completion Time, or any combination  thereof.  1.4 Contract is the legal relationship, duties and obligations between the Owner and  Contractor as shown by the Contract Documents for the Project.  1.5 Contract Completion Time is the number of calendar days between the Date of  Commencement and the dates set for Substantial Completion and Final Completion  of the Work. This includes any adjustments established in the Contract between the  Owner and Contractor.  1.6 Contract Documents include the Invitation for Bids, the Instructions to Bidders, the Payment  and Performance Bonds, the General Conditions, the Special or Supplemental  Conditions, the drawings, specifications, solicitation addenda, the contractors response  to the solicitation, any written clarification of the response, the award document  containing the Agreement between Owner and Contractor, and modifications issued  after execution of the Contract. Modifications include (1) Change Orders issued as  provided in Article 22, and (2) Field Orders for minor changes in the work issued by the  Architect as provided in Article 22. Documents not included or expressly contemplated  in this Paragraph, 1.6, do not, and shall not, form any part of the Contract between the  Owner and the Contractor.  1.7 Contract Sum means the sum stated in the Contract including any authorized  adjustments thereto and is the total amount payable by the Owner to the  Contractor for the performance of the Work under the Contract Documents.  1.8 Contractor means the person or entity with whom the Owner has executed the  Contract for construction.  1.9 Date of Commencement is the date specified in the Contract as the date upon which  the Contractor is authorized to begin work.  1.10 Direct Expenses is defined as “All items of expenses directly incurred by or attributable to  a specific project, assignment or task” and “Direct costs consist of direct materials,  direct labor, subcontract costs, and other miscellaneous direct costs such as bonding  and equipment rentals, that are directly related to and can be specifically attributed to  an individual contract.”  1.11 Drawings are the graphic and pictorial portions of the Contract Documents, wherever  located and whenever issued, showing the design, location and dimensions of the  Work, generally including plans, elevations, sections, details, schedules and diagrams.  1.12 Extra Work is Work not part of the existing Contract Documents which is being added  to the Contract by Change Order.  1.13 Field Order  is a written order  issued by the Architect which clarifies or  interprets the  Contract Documents, or orders minor changes in the Work which does not require a  change under Article 22.  4 General Conditions 1.14 Final Completion is defined as the Work being acceptable under the Contract  Documents and the Contract fully performed in accordance with the terms and  conditions of the Contract Documents and the entire payment balance due the  Contractor is due and payable.  1.15 Final Completion Date shall have the meaning as described to it in Paragraph 46.3.  1.16 Notice of Intent to Award is a written letter issued to the apparent successful  Contractor after acceptance of bid price, unit prices, subcontractors and  equipment and materials to inform them of such acceptance and request the  required additional documentation to initiate the Contract. This is NOT an  authorization to proceed.  1.17 Owner means Eastern Kentucky University, acting through the Division of Capital  Construction and Project Administration.  1.18 The Project is the total construction of which the Work performed under the  Contract Documents may be the whole or a part and which may include  construction by the Owner or by separate Contractors.  1.19 Resident Observer means an individual who has a direct contract with the Architect to  observe and report on activities at the work site. A Resident Observer employed by  the Architect is not authorized to serve as the Owners Representative, unless so  designated by the Owner in writing.  1.20 Retainage means money earned by a contractor for work accepted by the Owner, but  withheld to ensure proper performance by the contractor  1.21 Shop Drawings means drawings, completion diagrams, schedules, and other data specially  prepared for the Work by the Contractor or any Subcontractor, lower tier  subcontractors, manufacturer, supplier, or distributor to illustrate some portion of the  Work.  1.22 Subcontractor means the person or entity having a direct contract with the  Contractor for the performance of a part of the Work.  1.23 Substantial Completion is the point at which, as certified in writing by the Architect, the  Project is at a level of completion in strict compliance with the Contract, and necessary  approval by public authorities has been given, such that the Owner or the Agency can  enjoy beneficial use or occupancy and can use, operate and maintain (the Owner has  received all required warranties and documentation) it in all respects, for its intended  purpose. Partial use or occupancy of the Project shall not result in the Project being  deemed substantially complete and such partial use or occupancy shall not be evidence  of Substantial Completion.  1.24 Substantial Completion Date shall have the meaning as described to it in  Paragraph 46.2.  1.25 The Work includes the construction and services required by the Contract Documents,  whether completed or partially completed, and includes all labor, supervision,  materials, equipment, services, and things provided or to be provided by the  Contractor to fulfill the Contractor’s obligations.  2. Intent and Interpretation  2.1 Anything that may be required,  implied or  inferred by the documents which make up the  Contract,  or  any  one  or more  of  them,  shall  be  provided  by  the  Contractor  for  the  Contract Sum;  2.2 Nothing contained in the Contract Documents shall create, nor be interpreted to create,  privity or any other relationship whatsoever between the Owner and any person  except the Contractor;  2.3 When a word, term, or phrase is used in the Contract Documents, it shall be interpreted or  5 General Conditions construed first, as defined herein; second, if not defined, according to its generally  accepted meaning in the construction industry; and third, if there is no generally  accepted meaning in the construction industry, according to its common and  customary usage;  2.4 The words “include”, “includes”, or “including”, shall be deemed to be followed by the  phrase, “without limitation”.  2.5 The specification herein of any act, failure, refusal, omission, event, occurrence or  condition as constituting a material breach of the resulting Contract shall not imply  that any other, non‐specified act, failure, refusal, omission, event, occurrence or  condition shall be deemed not to constitute a material breach of the resulting  Contract;  2.6 In the event of any conflict, discrepancy, or inconsistency, the following shall control:  2.6.1 As between figures given on plans and scaled measurements, the figures shall  govern; In the event of a conflict between figures on the plans, the Contractor  shall obtain clarification from the Architect prior to proceeding with the  related work.  2.6.2 As between large scale plans and small scale plans, the large scale plans shall  govern;  2.6.3 As between plans and specifications, the requirements of the specifications shall  govern;  2.7 Meaning of Execution. Execution of the Contract Documents by the Contractor is a  representation that the Contractor has thoroughly examined the site of the Work,  become familiar with the local conditions under which the Work is to be performed,  and correlated personal observations with the requirements of the Contract  Documents. Execution of the Contract Documents is a further representation that  Contractor has received, reviewed and carefully examined all of the Contract  Documents, and has found them in all respects to be complete, accurate, adequate,  consistent, coordinated and sufficient for construction, the Contractor is fully qualified  to act as the contractor for the Project and has, and shall maintain, any and all licenses,  permits or other authorizations necessary to act as the contractor for, and to construct  the Project.  2.8 Prior Agreements. The Contract Documents supersede any and all prior discussions,  communications, representations, understandings, negotiations or agreements  between the Owner and the Contractor and the Agency and the Contractor.  2.9 Contractor’s Performance. The Contractor shall perform all of the Work required, implied  or reasonably inferable from the Contract including, but not limited to, the following:  2.9.1 Construction of the Project;  2.9.2 The furnishing of any required surety bonds and insurance;  2.9.3 The provision or furnishing, and prompt payment therefor, of labor, supervision,  services, materials, supplies, equipment, fixtures, appliances, facilities, tools,  transportation, storage, power, fuel, heat, light, cooling, or other utilities,  required for construction and all necessary building permits and other permits  required for the construction of the Project;  2.9.4 The creation and submission to the Owner of detailed and comprehensive as‐ built drawings, depicting all as‐built construction. Said as‐built drawings shall  be submitted to the Owner upon final completion of the Project and receipt of  same by the Owner shall be a condition precedent to final payment to the  Contractor.  2.10 Time. All limitations of time set forth in the Contract Documents are material and are  6 General Conditions of the essence of the Contract. The Contractor shall make reasonable progress on  the completion of the Work on a continual and consistent basis.  2.11 Intent of Contract Documents. The intent of the Contract Documents is to include all items  necessary for the proper completion of the Work by the Contractor. Labor or materials  which are evidently necessary to produce the desired results, even though not  specifically mentioned in the Contract Documents, shall be included in the Work.  2.12 Contract Documents Complementary, etc. The Contract Documents are complementary,  and what is required by one shall be as binding as if required by all. In case of conflicts  between the various Contract Documents, the order of precedence shall be as follows:  (1) Addenda, (2) Division 1 ‐ General Requirements of the Specifications; (3) Special  Conditions, (4) General Conditions, (5) Technical provisions of the Specifications; (6)  Drawings.  2.13 Questions to Architect. In the event a question arises regarding the meaning or intent of  the drawings and specifications, the Contractor shall report it at once to the Architect.  The Architect shall furnish, with reasonable promptness, additional instructions, by  means of drawings or otherwise, necessary for the proper execution of the work,  consistent with the requirements of Article 3.  2.14 Paragraph, titles or headings are for convenience only and form no operative part of the  Contract.  3. The Architect Unless otherwise directed by the Owner in writing, the Architect shall perform those  duties and discharge those responsibilities allocated to the Architect in the Contract  Documents. The duties, obligations and responsibilities of the Architect shall include, but are  not limited to, the following:  3.1 Owner’s Representative. The Architect will be the Owner’s Agent during construction and  until final payment has been made. The Architect will advise and consult with the  Owner. In the event the Owner should find it necessary or convenient to replace the  Architect, the Owner shall retain a replacement architect and the role of the  replacement architect shall be the same as the role of the Architect.  3.2 Communication Through Architect. Except as otherwise provided in the Contract  Documents, the Owner’s instructions to the Contractor shall be forwarded through the  Architect, and the Contractor’s communications with the Owner shall be through the  Architect.  3.3 Review of Work. The Architect shall approve, or respond otherwise as necessary concerning  shop drawings or other submittals received from the Contractor. The Architect shall be  authorized to refuse to accept work which is defective or otherwise fails to comply with  the requirements of the Contract. If the Architect deems it appropriate, the Architect  shall be authorized to call for extra inspection or testing of the work for compliance with  requirements of the Contract. The Architect shall review the Contractor’s Payment  Requests and shall approve in writing those amounts which, in the opinion of the  Architect, are properly owing to the Contractor as provided in the Contract. The  Architect shall perform those inspections required by the Owner.  The Architect shall have authority to reject Work which does not conform to the  Contract Documents. In the event of rejection, the Architect may recommend  withholding payment to the Contractor for the rejected Work, and such  recommendation shall give the Owner the authority to withhold payment for such  Work.  3.4 Interpretation of Contract Documents. The Architect shall be the interpreter of the  requirements of the Contract Documents and the judge of the performance thereunder  by the Contractor, subject to the provisions of Article 32. Claims,  7 General Conditions disputes, and other matters in question that arise relating to the execution or progress  of the Work shall be referred initially to the Architect for decision, which he will render  in writing within a reasonable time. Either party may appeal the Architect’s decision to  the VP of Finance and Administration in accordance with the provision of Article 30.  3.5 Review of Shop Drawings, etc. The Architect shall review and approve, or take other  appropriate action upon Contractor’s submittals (such as Shop Drawings, product  data, and samples) for conformance with the design concept and the information  given in the Contract Documents. Such action shall be taken with reasonable  promptness so as to cause no delay. The Architect’s approval of a specific item shall  not indicate approval of an assembly of which the item is a component. The  Architect’s approval of Shop Drawings or samples shall not relieve the Contractor  from his responsibility for any deviations from the requirements of the Contract  Documents unless the Contractor has in writing called the Architect’s attention to  such deviation at the time of submission and the Architect has given written approval  to the specific deviation, nor shall any approval by the Architect relieve the  Contractor from responsibility for errors or omissions in the Shop Drawings.  3.6 Preparation of Change Orders. The Architect, in consultation with the Owner, shall prepare  Change Orders. The Architect shall also have authority to order minor changes in the  Work as provided in Article 22.11.  3.7 Final Inspections, Certification. The Architect shall conduct inspections to determine  the dates of Substantial Completion and Final Completion. The Architect shall also  receive and forward to the Owner, for the Owner’s review, written warranties and  related documents required by the Contract and assembled by the Contractor.  3.8 Payment Requests. The Architect shall review the Contractor’s Payment Requests and shall  approve in writing those amounts which, in the opinion of the Architect, are properly  owing to the Contractor as provided in the Contract. The Architect’s approval of  payment requests shall not relieve the Contractor from his responsibility for any  deviations from the requirements of the Contract Documents  3.9 The Architect shall be authorized to require the Contractor to make changes which do not  involve a change in the Contract Sum or in the Contract Completion Time for the  Contractor’s performance consistent with the intent of the Contract.  3.10 The duties, obligations and responsibilities of the Contractor under the Contract shall in  no manner whatsoever be changed, altered, discharged, released, or satisfied by any  duty, obligation or responsibility of the Architect. The Contractor is not a third‐party  beneficiary of any Contract by and between the Owner and the Architect. It is  expressly acknowledged and agreed that the duties of Contractor to the Owner are  independent of, and are not diminished by, any duties of the Architect to the Owner.  3.11 The duties, obligations and responsibilities of both the Architect and the Contractor, under  their respective Contracts, shall in no manner whatsoever be changed, altered,  discharged, released, or satisfied by any duty, obligation or responsibility of the  Resident Observer. It is expressly acknowledged and agreed that the duties of  Contractor and/or Architect to the Owner are independent of, and are not diminished  by, any duties of the Resident Observer to the Owner.  4. Conduct  4.1 General The conduct of all personnel performing work or operations related to the work  is the responsibility of the Contractor. The consumption of alcohol and/or  8 General Conditions drugs, and the carrying of firearms on the job by any worker are strictly prohibited.  Any workmen apprehended under the influence of alcohol and/or drugs, or carrying  firearms, on the premises at any time shall be subject to automatic dismissal by the  Contractor. Improper conduct of any kind will not be permitted and may result in the  offending workmen, Subcontractor and/or Contractor being barred from the  university premises.  4.2 Any interaction with the students, faculty, staff or visitors of EKU shall be professional.  Unprofessional conduct including, but not limited to, dress, general harassment, sexual  harassment, or using obscenities can and shall be grounds for immediate removal of  perpetrator from campus.  4.3 The University reserves the right of acceptance of all personnel assigned by the Offeror  under this contract. The personnel must be cordial, well‐groomed and cognizant of the  fact that they may be entering student living buildings. If for any reason, the University  believes that these guidelines are not being followed, it will request intervention from  appropriate supervisory personnel. If inappropriate behavior occurs, the University shall  be entitled to a change in personnel serving the campus.  4.4 The successful Offeror agrees that it will comply with the university Policy regarding  Registered Sex Offenders and shall not knowingly permit any employee who is a  registered sex offender to service the University residence halls, Model Laboratory  School, the basement of the Burrier Building where the Child Development Center is  currently located, or any areas of campus or University’s buildings. The University at  any time can ask for personnel background check report to be provided by successful  Offeror.  4.5 No University garbage containers shall be used by contractor for disposal of any debris.  4.6 Many Buildings on Campus are open to the public. The Contractor shall ensure that its  employees and subcontractors access University property only when necessary and  appropriate.  5. Tobacco‐Free Campus  5.1 The use of all tobacco is prohibited on all property that is owned, leased, occupied, or  controlled by the University. This includes buildings and structures, residence halls,  housing facilities operated by Employee Housing, grounds, exterior open spaces,  parking lots, and garages, on‐campus sidewalks, streets, driveways, stadiums,  recreational spaces, practice fields, University property outside the main campus such  as regional campuses, farm facilities, art galleries, performance venues, and sporting  venues and functions that are held in these facilities and venues.  5.2 The use of tobacco is prohibited in vehicles owned, leased or rented by the University,  including maintenance Vehicles, automobiles, shuttles, utility vehicles, and golf carts as  well as while in personal vehicles on University property.  5.3 Tobacco includes all forms of tobacco including, but not limited to, cigarettes, cigars, pipes,  water pipes (hookah), electronic cigarettes, bidis, clove cigarettes and smokeless  tobacco products (snuff, chewing tobacco, and dipping tobacco). Tobacco does not  include nicotine replacement therapies such as patches, gum or prescription  medication intended to assist an individual in quitting the use of tobacco.  6. Safety  6.1 Material Safety Data Sheets must be kept at the job site at all times.  9 General Conditions 6.2 The Contractor shall be responsible for initiating, maintaining, and supervising all safety  precautions and programs in connection with the performance of the Project.  6.3 The Contractor shall take all necessary precautions for the safety of employees on the  Work site, and shall comply with all applicable provisions of federal, state, and  municipal safety laws and building codes to prevent accidents or injury to persons on,  about, or adjacent to the premises where the Work is being performed. The  Contractor shall designate a responsible member of his organization on the Work site  as safety officer whose duty shall be to enforce safety regulations. The name and  position of the person so designated shall be reported to the Architect by the  Contractor.  6.4 Fire protection must be maintained at job site at all times. Contractors must carry  maintained and useable portable fire extinguishers on all work trucks.  6.5 If an emergency occurs affecting the safety of life, or of the work, or of adjoining  property, the contractor shall act at his own discretion to prevent such threatening  loss or injury without special instruction or authorization from the Owner.  7. Green Purchasing Policy  The University is committed to reducing the adverse environmental impact of its purchasing  decisions; it is committed to buying goods and services from contractors who share its  environmental concern and commitment. The University encourages bidders to  include in their responses economical and environmentally friendly products and  service options that serve to minimize waste, reduce excess packing and packaging,  recycle, reduce, reuse, prevent pollution, and/or offer resource efficiency. It is the  University’s goal to maximize environmental responsibility on its campuses.  8. Recycling and Waste Management Policy  8.1 The University recognizes the need to be good stewards for its waste management  practices and policies and recognizes the importance of having vendors and/or their  subcontractors be cognizant of the same practices and policies. Some jobs may, upon  discretion of the university, require a waste and recycling plan, while others may  consist of individual considerations for a particular job on means and methods of  handling of various discarded material. The University encourages each vendor to be  proactive in reviewing all avenues available to them for reducing the waste stream and  encourage recycling to the greatest extent possible and practical.  8.2 KRS 45A.520 mandates that every state agency require a minimum recycled content for  those materials it purchases. All materials provided for the completion of the Work shall  conform with the requirements of 200 KAR 5:330, except as provided for in KRS  45A.510. Construction related materials requiring a minimum recycled content include  building insulation, aluminum products, concrete, cement and steel products. For a  complete listing of those items requiring minimum recycled content please refer to 200  KAR 5:330 http://www.lrc.state.ky.us/kar/200/005/330.htm  9. Parking  9.1 Ensure proper parking permits are obtained before commencing work. Under normal  circumstances, the contractor will be allowed two vehicles at the work site. All other  vehicles will be given permits to park in a Commuter Lot. See Special Conditions for  Project‐specific parking instructions.  9.2 No leaking vehicles are allowed to park on campus.  10 General Conditions 9.3 The University reserves the right to remove contractor’s vehicles from university  property due to leaking of any fluids and charge contractor for any cleanup.  9.4 No parking on sidewalks or grass.  10. Traffic Control  10.1 Vehicles shall be parked in a manner that will not interfere with any required  emergency exit, or the traffic of the campus.  10.2 EKU shall receive 48 hour advanced notice of any deliveries that will affect others on  campus.  10.3 Contractor shall not block fire truck access unless approved in advance and only in  extreme circumstances. (48 hour advanced notice to owner must be given).  11. Pedestrian and Property Protection  11.1 Provide temporary barricades and other forms of protection to protect EKU's  personnel, students and general public from injury due to the Work. These  barricades are to be maintained daily and kept in orderly manner. EKU will not  provide any barricades. A barricade plan shall be discussed at the preconstruction  meeting.  11.2 The Contractor shall continuously maintain adequate protection of all Work from  damage and shall protect the Owner’s property from injury or loss arising in  connection with this Contract. The Contractor shall make good any such damage,  injury, or loss, except such as may be directly due to errors in the Contract  Documents or caused by agents or employees of the Owner. He shall adequately  protect adjacent property as provided by law and the Contract Documents.  11.3 It is the contractor’s responsibility to protect their work from vandalism.  11.4 Provide protection of the Work and all University property during dust producing  operations.  11.5 Damages to any existing Buildings, including the University roads, parking lots, drives,  walks, and grass, etc., resulting from the Work or related operations whether caused by  the Contractor's personnel, his Subcontractors or his material suppliers, shall be  repaired or replaced, at no additional cost to the University, and to the satisfaction of  the Owner.  11.6 Protect all roads and sidewalks from damage by equipment such as cranes or dump  trucks when stationed for long periods of time by appropriate methods.  11.7 Contractor shall call 811 and notify EKU at least three (3) business days prior to the  commencement of any excavation.  12. Concrete Surfaces  Detailed concrete flatwork replacement specification is available in the Technical  Guidelines document.  13. Hazardous Material‐Call Project Manager Immediately if Suspicious  13.1 In the event the Contractor suspects or unexpectedly encounters on the site material  reasonably believed to be asbestos, lead, polychlorinated biphenyl (PCB) or other  classified hazardous substances/materials which have not been rendered harmless, the  Contractor shall immediately stop Work in the area affected and report the condition  to the Owner and Architect in writing. The Work in the affected area shall not  thereafter be resumed except by written agreement of the Owner and Contractor if in  fact the material is asbestos, lead, polychlorinated biphenyl (PCB), or other classified  hazardous substances/materials which have not been rendered harmless. The Work in  the affected area shall be resumed in the absence of any classified hazardous  substances/materials or when it or they have been rendered harmless.  11 General Conditions 13.2 The Project Manager shall then contact the proper university officials to take  samples, conduct tests and report back to the contractor within a few days.  13.3 If the material is determined to be positive on test, the University will take  appropriate action to remove the material before the contractor can continue  work in the affected area.  14. Site Conditions  14.1 No parking on grass or sidewalks.  14.2 The Contractor shall maintain all materials and organize the Work in such a manner as to  minimize any inconvenience to persons using or working in the Work site and adjacent  areas.  14.3 The Contractor shall restrict his operations and movements in areas of the  buildings, grounds that are strictly necessary to his work.  14.4 Contractor shall assume complete responsibility for disposing of equipment removed from  the site during the work. Contractor shall remove, transport, and dispose of all debris.  Contractor shall maintain a conveyance adjacent to the work in which debris shall be  deposited as it is removed from the work. He shall cause the conveyance to be emptied  on a regular basis. Contractor shall not use building elevators for transporting any  material or debris unless authorized in the Special Conditions.  14.5 Contractor shall not use owner’s trash cans for disposal of waste.  14.6 EKU assumes no responsibility for actual condition of items, grounds or structures at areas  of work. Conditions existing at time of inspection for bidding purposes will be  maintained by EKU insofar as practicable. Photograph or videotape existing conditions  that might be misconstrued as damage related to contractor’s activity. File with Project  Manager prior to start of work.  14.7 No utility services are to be interrupted without the consent of the University.  Contractor shall protect any known utilities against damage during construction. This  includes but not limited to fire, water, gas, communications, and electricity.  15. Facilities Usage  15.1 Owner will determine a use of toilet facilities per contract (See Special Conditions). If  contractor is required to provide temporary toilet facilities, they shall be in quantities  necessary to adequately service workers and contractor’s personnel. Portable toilets  on site shall be serviced regularly and used in accordance with good, clean sanitary  practice. Contractor shall obtain portable toilets from an established firm regularly  providing the same.  15.2 No cleaning of tools, buckets, vehicles etc. in any facilities or on grounds without prior  agreement by the University.  15.3 The contractor shall provide communication devices, such as telephones, for use by their  employees or subcontractors and shall not be permitted the free use of the existing  EKU systems.  15.4 In the event the Owner elects to make available electric power or domestic water, at  no cost, to the Contractor for construction purposes, the election to do so will be  spelled out in the Special Conditions for this project. Electric power provided by the  Owner, shall not be utilized as a means for temporary heat without specific approval  from the Owner in writing. Contractor shall furnish all labor and devices required to  convey these temporary services from point of connection to point of use desired by  Contractor or his Subcontractors.  16. Occupancy  16.1 EKU will occupy adjacent buildings at areas of work. Contractor shall conduct work in a  manner that will minimize need for disruption of EKU's normal operations. Contractor  12 General Conditions shall provide minimum of 48 hours advance notice to EKU of activities that will affect the  normal operations of the building and/or area of work. Coordinate all work with EKU,  including daily work schedules and areas of work.  16.2 Any work that may impact the normal operations of the fire alarms system shall be  coordinated with EKU personnel with a minimum of a three (3) day notice.  16.3 Protect smoke detectors at all times. Any detector that gets painted, damaged,  altered, or defaced will be replaced by a certified fire alarm contractor at no  additional cost to the Owner.  17. General Work Hours  Work Hours must be agreed upon and discussed prior to bidding and will be noted in the Special  Conditions.  18. Storage and Staging  18.1 Storage and staging areas (if needed) will be as described in the Special  Conditions and will be discussed at the preconstruction meeting.  18.2 The contractor is responsible for the security of their materials and equipment.  19. Signs  The Contractor shall not display any sign, trademark, etc. except by the approval of EKU.  20. Administrative  20.1 If applicable, a preliminary construction meeting will be held at a time and place  designated by the Owner, for the purpose of identifying responsibilities of Contractor  and Owner. A date will be set at time of bid opening for the meeting.  20.1.1 Topics to be discussed include:  >Construction Schedule  >Use of areas of the site  >Delivery and storage  >Safety  >Post clean‐up  >Submittals  >Change orders  >Applications for payment  >Record documents  20.1.2 Meeting attendees shall include:  >The Owner  >The Contractor and its Superintendent (All Must Be Present)  >Subcontractor representative (if applicable)  >Manufacturer representative  21. Subcontractor  21.1 Contractor Fully Responsible for Subcontractors. The contractor is fully responsible to the  Owner for the acts and omissions of his Subcontractors and of persons and entities  either directly or indirectly employed by them. Nothing contained in the Contract  Documents shall create any contractual relationship between the Owner and a  Subcontractor.  21.2 Subcontractors listed on the bid form shall not be changed without written  permission from the University.  21.3 Flow‐down Requirement. By contract, the Contractor shall require each  Subcontractor:  21.3.1 to be bound to the Contractor by the terms of the Contract Documents insofar  as they apply to the Work to be performed by the Subcontractor; and  21.3.2 to assume toward the Contractor all the obligations which the Contractor, by  the Contract Documents, assumes toward the Owner.  13 General Conditions 21.4 All subcontractors are required to follow the same schedule and guidelines outlined by the  contract documents.  21.5 Contracts with Subcontractors. The Contractor shall contract with those Subcontractors  listed in the Contractors Bid Response and deemed acceptable by the Owner in  accordance with the procedure outlined in the Instruction to Bidders. All subcontracts  shall afford the Contractor rights against the Subcontractor which correspond to  those rights afforded to the Owner against the Contractor herein, including those  rights of Contract termination as set forth herein.  21.6 Substitution of Subcontractors. The Contractor shall not contract with any substitute  Subcontractor or change a Subcontractor without providing timely written notice of  the proposed substitution to the Architect, Project Engineer and Purchasing Officer.  The substitution shall not be made if the Owner, Architect, Project Engineer, or  Purchasing Officer object in writing to such change.  22. Changes in the Work/Change Orders  22.1 Change Order means a written order to the Contractor executed by the Owner and the  Architect after execution of the Contract, directing a change in the Work and may include  a change  in the Contract Price, or the Contract Completion Time, or any combination  thereof.  22.2 Any change in the Contract Sum resulting from a Change Order shall be  determined by one of the following methods:  22.2.1 by mutual agreement of a lump sum amount between the Owner and the  Contractor as evidenced by (a) the Change in the Contract Sum being set forth  in the Change Order, (b) such change in the Contract Sum, together with any  conditions or requirements relating thereto, being initialed by both parties and  (c) the Contractor’s execution of the Change Order;  22.2.2 by unit prices stated in the Contract Documents or subsequently agreed  upon; or  22.2.3 if no mutual agreement occurs between the Owner and the Contractor, the  Change in the Contract Sum, if any, shall be derived by determining the  reasonable actual costs or savings achieved resulting from revisions in the Work.  22.3 Items (22.2.1) and (22.3.3) above shall include a component for all overhead, profit,  indirect costs or other items not to exceed fifteen percent (15%). Any such costs or  savings shall be documented in the format, and with such content and detail as the  Owner or the Architect requires. The Contractor shall only receive one fifteen percent  (15%) for the “jobsite overhead and profit” component whether such work be done by  the Contractor or by his Subcontractor.  22.4 For all charges relating to any Change Order, whether determined under subparagraph  22.2.1, 22.2.2 or 22.2.3 above, the following provisions shall apply:  22.4.1 The Contractor shall keep and present in such form as the Architect may direct, a  correct account of all items in such form comprising the net cost of such Work,  together with vouchers. The determination of the Architect shall be final upon  all questions of the amount and cost of Changes in the Work, and it shall include  in such cost, the cost to the Contractor of all materials used, of all labor,  common and skilled, or foremen, trucks and teams, and the fair rental of all  machinery used and for the period of such use. If said Work requires the use of  machinery not already upon the work or to be otherwise used upon the Work,  then the cost of transportation of such machinery to and from the Work shall be  added to the fair rental, but  14 General Conditions said transportation shall not cover a distance exceeding one hundred  (100) miles.  22.4.2 The Architect shall not include in the net cost of Work any cost or rental or small  tools, or any portion of time of the Contractor or his Superintendent, or any  allowance for the use of capital, or any additional bond premium, insurance  cost applicable to the Work or any actual or anticipated profit, or any job or  office overhead not previously mentioned, these items being considered as  being covered by the added fifteen (15%) percent for the jobsite overhead and  profit component.  22.4.3 In all cases where Changes in the Work are covered by unit prices set forth in  the Contract, the value of such Work shall be determined only upon the basis  of such unit prices.  22.4.4 Pending final determination of value, payments on Changes in Work shall be  made only upon the estimate of the Architect.  22.5 If the Contractor claims that any instructions by the Architect involve additional cost  and/or time extension, he shall give the Architect written notice thereof within a  reasonable time after the receipt of such instructions and before proceeding to  execute the change in Work.  22.6 On all Change Orders that exceed $25,000, the Contractor shall submit the  following certification:  “I (the Contractor) certify to the best of my knowledge and belief, the cost or pricing  data submitted is accurate, complete and current as of the date of the  proposed change.”  22.7 If the Owner and Contractor cannot agree on the effect of an ordered change on the  adjustment to the Contract Sum or Contract Completion Time, this matter may also  be referred to the Architect for determination.  22.8 If the Owner and/or Contractor do not agree with the Architect’s determination  regarding the valuation of a change, the related adjustment to the Contract Sum or to  the Contract Completion Time, the matter shall be subject to the disputes procedure  set out in Article 30.  22.9 The execution of a Change Order by the Contractor shall constitute conclusive evidence of  the Contractor’s agreement to the ordered changes in the Work, the resulting Contract  as thus amended, the Contract Sum and the time for performance by the Contractor.  The Contractor, by executing the Change Order, waives and forever releases any claim  against the Owner for additional time or compensation for matters relating to or arising  out of or resulting from the Work included within or affected by the executed Change  Order.  22.10 The Contractor shall notify and obtain the consent and approval of the Contractor’s  Payment and Performance Bond sureties with reference to all Change Orders if such  notice, consent or approval are required by the Owner, the Architect, the Contractor’s  sureties or by law. The Contractor’s execution of the Change Order shall constitute the  Contractor’s warranty to the Owner that the sureties have been notified of, and consent  to, such Change Order and the sureties shall be conclusively deemed to have been  notified of such Change Order and to have expressly consented thereto.  22.11 Minor Changes. The Architect may authorize minor changes in the Work which do not  involve additional cost or extension of the Contract Completion Time, and which are not  inconsistent with the intent of the Contract Documents. Such changes shall be effected  by a Field Order issued by the Architect, which shall be binding on the Owner and  Contractor. The Contractor shall carry out such orders promptly. However, if the  15 General Conditions Contractor claims that a Field Order involves additional cost or a delay to completion of  the Work, he shall give the Architect written notice thereof within a reasonable time  after receipt of the Field Order.  Otherwise, he shall be deemed to have waived any right to claim an adjustment to the  Contract Sum or to the Contract Completion Time.  23. Key Checkout Procedure  Keys will be issued upon approval by Capital Construction and Project Administration or  Facilities Services. Unless prior approval is granted by the director of Capital  Construction and Project Administration or Facilities Services, all keys must be signed in  and out daily. If prior approval is granted to keep a key for the duration of a project, the  key must be returned at the end of the project. Master and series sub‐master keys will  only be provided if the scope of the project requires the key. Contractors are  responsible for all the expenses created by lost or misused keys.  24. Site Visit  All Contractors, before submitting bids, shall visit and examine the site as necessary to satisfy  themselves as to the nature and scope of required work, including any and all  dimensional measurements, and any difficulties attending the execution of the work as  hereinafter specified and as indicated on the drawings. The submission of a bid will be  construed as evidence that a visit and examination has been made. Later claims for  labor, equipment, or materials required or difficulties encountered which could have  been foreseen had such an examination been made, will not be recognized. No  consideration will be given to any claim based on lack of knowledge of existing  conditions.  25. Measurements  Each Contractor shall be responsible for verification of all measurements and dimensions at the  site before ordering any materials or doing any work. No extra compensation shall be  allowed due to difference in actual dimensions and measured dimensions. NOTE: DO  NOT SCALE THE DRAWINGS. EKU will not be responsible for deviations in drawing  measurements, even if listed on a drawing provided by EKU.  26 Labor and Materials  26.1 Unless otherwise stipulated, the Contractor shall provide and pay for all materials,  supervision, labor, water, tools, equipment, light, power, temporary heat, hoist,  supplies, appliances, transportation, and other facilities and things necessary for the  execution and completion of the Work. In the event the Owner elects to make available  the electric power, at no cost, to the Contractor for construction purposes, it shall not  be utilized as a means for temporary heat.  26.2 Contractor Warranty. The Contractor warrants to the Owner and Architect that materials  and equipment furnished under the Contract will be of good quality and new unless  otherwise required or permitted by the Contract Documents, that the Work will be free  from defects not inherent in the quality required or permitted, and that the Work will  strictly conform with the requirements of the Contract Documents. Work not  conforming to these requirements, including substitutions not properly approved and  authorized, may be considered defective. The Contractor’s warranty excludes remedy  for damage or defect caused by abuse, modifications not executed by the Contractor,  improper or insufficient maintenance, improper operation, or normal wear and tear  under normal usage. If required by the Architect, the Contractor shall furnish  satisfactory evidence as to the kind and quality of materials and equipment.  26.3 If an “or equal” is submitted, other than a product specified within these contract  documents, the Contractor shall submit general product data at the time of bid  16 General Conditions opening. These documents will not be accepted at a later date. Not submitting such  shall indicate that all items bid are “as specified.”  26.4 Unless otherwise noted in the contract documents, EKU will not furnish any materials,  labor, equipment or services to the Contractor for completion of the work.  26.5 Substitution‐Materials and Equipment. Substitution of previously approved  equipment and materials shall be considered only for the following reasons:  29.5.1 Unavailability of the material or equipment due to the conditions beyond the  control of the Contractor;  29.5.2 Inability of the supplier to meet Contract schedule; or  29.5.3 Technical and immaterial noncompliance to specifications.  26.6 Inclusion of a certain make or type of materials or equipment by the Contractor shall not  obligate the Owner to accept such material or equipment if it does not meet the  requirements of the plans and specifications. Substitutions not properly approved and  authorized may be considered defective work. The Contractor shall, if required, furnish  satisfactory evidence as to the kind and quality of materials and equipment.  26.7 The Owner shall not and will not be responsible for accepting, unloading and/or  storing any material delivered to the site.  27. Indemnification  The Contractor shall indemnify and hold the Owner harmless from any and all claims, liability,  damage, loss, cost and expense of every type whatsoever, regardless of whether such  liability, claim, damage, loss, cost or expense is caused in part by the Owner, including,  without limitation, attorneys’ fees and expenses, in connection with the Contractor’s  performance of this Contract, provided that such claims, liability, damage, loss, cost or  expense is due to sickness, personal