New Hanover County Sheriff’s Office seeks to contract out sheriff vehicle equipment and up-fit installation services. Work shall commence when new vehicles are ...

NEW HANOVER COUNTY  REQUEST FOR BIDS  INSTALLATION OF EQUIPMENT  SHERIFF’S OFFICE VEHICLES  COUNTY COMMISSIONERS    JULIA OLSON‐BOSEMAN, CHAIR  DEB HAYS, VICE‐CHAIR  JONATHAN BARFIELD, JR.  BILL RIVENBARK  ROB ZAPPLE    CHRIS COUDRIET, COUNTY MANAGER       Page 2 of 17  RFB INSTALLATION OF EQUIPMENT  SHERIFF’S OFFICE VEHICLES  Section 1 – Advertisement    NEW HANOVER COUNTY  REQUEST FOR BIDS  INSTALLATION OF EQUIPMENT   SHERIFF’S OFFICE VEHICLES    Bids addressed to Lena Butler, 230 Government Center Drive, Suite 165, Wilmington, NC 28403  and marked “INSTALLATION OF EQUIPMENT” will be accepted until 3:00 P.M. EST,  Wednesday, September 15, 2021.  Bids may be mailed to:        New Hanover County Finance Office        Attn: Lena Butler, Purchasing Supervisor        230 Government Center Drive, Suite 165        Wilmington, NC 28403             OR  Email: lbutler@nhcgov.com   

New Hanover County Sheriff’s Office seeks to contract out sheriff vehicle equipment and up‐fit  installation services.  Work shall commence when new vehicles are delivered. Term is for one  year with the option to renew for additional one‐year periods.  The number of vehicles will vary  each year.  Bidders must demonstrate experience including management and completion of vehicle up‐fits  of similar scope and complexity, where time management, tested systems and delivery  schedule are a major consideration. Interested firms shall have been in business for a minimum  of two (2) years and shall have adequate staff and expertise to do the work.    Instructions for submitting bids and complete requirements and information may be obtained by  visiting the County’s website at https://finance.nhcgov.com/purchasing‐solicitation/open‐and‐closed‐ bids/.  New Hanover  County  reserves  the  right  to  accept  or  reject  any  or  all  Bids  and  to make  the  Award/s which will be in the best interest of the County.      Released:  Thursday, August 26, 2021                Page 3 of 17  RFB INSTALLATION OF EQUIPMENT  SHERIFF’S OFFICE VEHICLES  Section 2 – Instructions and General Conditions    2.1 – Schedule    2.2 – Preparation of Bid  2.2.1  If mailing your bid, Bidders are instructed to submit their bid in a sealed envelope  clearly marked “RFB‐INSTALLATION OF EQUIPMENT” and address to:           New Hanover County Finance Office  Attn: Lena Butler, Purchasing Supervisor  230 Government Center Drive, Suite 165  Wilmington, NC 28403    2.2.2  If emailing your bid, send to Lena Butler at lbutler@nhcgov.com.  Please  remember to put “RFB‐INSTALLATION OF EQUIPMENT” in the Subject Line of  your email.    2.2.3  Completion  of  Bid  Form  (Price  Sheet):   Bidders  are  expected  to  examine  the  specifications herein, the schedule and all instructions.  Failure to do so will be at  the bidder’s risk.  Each bidder shall furnish the information required on the price  sheet and exhibits(s).   Bids are to be submitted on the price sheet contained in  this  bid  package.   BIDS NOT  SIGNED WILL  BE DEEMED NONRESPONSIVE AND  REJECTED.  All prices and notations shall be written in ink or typed.  Discrepancies between  words and numerals will be resolved in favor of words.    Changes or corrections made in the bid must be initialed by the individual signing  the bid.  No corrections will be permitted once bids have been opened.  2.2.4  Bids received after the time and date for closing will not be accepted.  2.3 – Questions  Questions concerning the specifications in this Request for Bids (RFB) should be directed to the  Lena Butler at lbutler@nhcgov.com.  Questions will be received until Thursday, September 2,  2021, at 5:00 pm. Questions received will not be answered individually but will be compiled  and released as an addendum which will be posted to the County’s website and emailed to all  Date  Action  Thursday, August 26, 2021  RFB issued. Thursday, September 2, 2021 @ 5:00 p.m. Deadline for questions.   Wednesday, September 8, 2021  Questions will be answered via written addendum. Wednesday, September 15, 2021 @ 3:00 p.m. Deadline for receipt of bids.     Page 4 of 17  RFB INSTALLATION OF EQUIPMENT  SHERIFF’S OFFICE VEHICLES  Bidders who have notified Lena Butler, Purchasing Supervisor of their  intent to submit a bid  along with their email address.    2.4 – Communication  Bidders  may  not  have  communications,  verbal  or  otherwise,  concerning  this  RFB  with  any  personnel or boards from New Hanover County, other than the person listed in this section which  is Lena Butler, Purchasing Supervisor.  If any vendor attempts any unauthorized communication,  the bid may be rejected.      2.5 – Intent to Submit  All  Bidders  who  intend  to  submit  a  bid  on  this  project  should  send  an  email  to  lbutler@nhcgov.com including pertinent contact information. This will ensure that you receive  any addenda issued for this RFB; if applicable.    2.6 ‐ Cost of Preparation of Response   Costs incurred by prospective Bidders in the preparation of the response to this Request for Bids  are the responsibility of the Bidder and will not be reimbursed by The County.    2.7 – Bid Opening  There will be no public bid opening.  2.8 – Award  Award “shall be made to the  lowest  responsive responsible bidder/s taking  into  consideration  quality, performance, and  the  time specified  in  the  bid  for  the performance of the contract.”   This bid may be awarded to multiple Bidders to meet the needs of the County.  The   County   may   also   consider   other    factors    such   as:  1. Capacity and capability of the firm to perform the work in question including specialized  services, within the time limitations fixed for the completion of the project.   2. Past record of performance of the firm with respect to such factors as control of costs,  quality of work and ability to meet schedules and deadlines.   3. Firm’s proximity to and familiarity with the area in which the project is located.   past performance, financial stability, references, and availability in the consideration for  award.  2.9 ‐ Execution of Agreement  The successful Bidder will be required to enter into a formal agreement that is consistent with  the bid requirements outlined within.  The successful Bidder to whom the Contract is awarded  by the County shall within seven (7) days after notice of award and receipt of Agreement from  the County, sign and deliver to the County all required copies of said Agreement.   Failure to do  so may result in the COUNTY exercising its right to negotiate with the next lowest responsive  responsible Bidder.     Page 5 of 17  RFB INSTALLATION OF EQUIPMENT  SHERIFF’S OFFICE VEHICLES      2.10 – Ownership of Documents  All bids and accompanying documentation will become the property of New Hanover County at  the time the bids are opened and as such will not be returned to the bidder.  2.11 ‐ Trade Secret Confidentiality  Upon receipt of your bid by New Hanover County, your bid is considered a public record except  for material which qualifies as "trade secret" under N.C. General Statute 132‐1.2.  After  opening, your bid will be provided to County staff and others who participate in the evaluation  process, and to members of the general public who submit public records requests.     To properly designate material as trade secret under these circumstances, each Bidder must  take the following precautions: (a) any trade secrets submitted by a Bidder must be submitted  in a separate, sealed envelope marked "Trade Secret ‐ Confidential and Proprietary Information  ‐ Do Not Disclose Except for the Purpose of Evaluating This Bid," and (b) the same trade  secret/confidentiality designation must be stamped on each page of the trade secret materials  contained in the envelope.     Do not attempt to designate your entire Bid as a trade secret, and do not attempt to  designate pricing information as a trade secret.  Doing so will result in your Bid being  disqualified.     In submitting a Bid, each Bidder agrees that the County may reveal any trade secret materials  contained in such response to all County staff and County officials involved in the selection  process, and to any outside consultant or other third parties who assist the County in the  selection process. Furthermore, each Bidder agrees to indemnify and hold harmless the County  and each of its officers, employees, and agents from all costs, damages, and expenses incurred  in connection with refusing to disclose any material, which the Bidder has designated as a trade  secret.    2.12 ‐ Withdrawal of Bids  Bidders may withdraw or withdraw and resubmit their bid at any time prior to the closing time  for receipt of bids.  NO bid may be withdrawn after the scheduled closing time for receipt of bids  for a period of ninety (90) days.    2.13 ‐ Equal Opportunity  The  non‐discrimination  clause  contained  in  Section  202  (Federal)  Executive  Order  11246,  as  amended by Executive Order 11375, relative to Equal Employment Opportunity for all persons  without regard to race, color,  religion, sex or national origin, and the  implementing rules and  regulations prescribed by the Secretary of Labor, are incorporated herein.       Page 6 of 17  RFB INSTALLATION OF EQUIPMENT  SHERIFF’S OFFICE VEHICLES  The  Bidder  agrees  not  to  discriminate  against  any  employees  or  applicant  for  employment  because of physical or mental handicap  in regard to any position for which the employees or  applicant  is  qualified.    The  Bidder  agrees  to  take  affirmative  action  to  employ,  advance  in  employment and otherwise treat qualified handicapped individuals without discrimination based  upon their physical or mental handicap in all employment practices.    Pursuant to GS 143‐48, New Hanover County encourages small, minority, physically handicapped,  and women firms to submit bids in response to this RFB.    2.14‐ Indemnity  The successful Bidder shall indemnify and hold the County, its agents and employees, harmless  against any and all claims, demands, causes of action, or other liability, including attorney fees,  on account of personal  injuries or death or on account of property damages arising out of or  relating  to  the work  to be performed by  the Successful Bidder hereunder,  resulting  from  the  negligence  of  or  the  willful  act  or  omission  of  the  Bidder,  his  agents,  employees  and  subcontractors.    2.15 – E‐Verify  Pursuant  to Session Law 2013‐418, Contractor shall  fully comply with the U.S. Department of  Homeland  Security  employee  legal  status  E‐Verify  requirements  for  itself  and  all  its  subcontractors.  County requires an affidavit attesting to Contractor’s compliance.  Violation of  the provision, unless timely cured, shall constitute a breach of contract.      2.16 ‐ Insurance  Before  commencing  any  work,  the  Bidder  shall  procure  insurance  in  the  Bidder’s  name  and  maintain all insurance policies for the duration of the contract of the types and in the amounts  listed  in  this  Agreement.    The  insurance  shall  provide  coverage  against  claims  for  injuries  to  persons  or  damages  to  property which may  arise  from operations  or  in  connection with  the  performance of the work hereunder by the Bidder, his agents, representatives, employees, or  subcontractors,  whether  such  operations  are  done  by  himself/herself  or  anyone  directly  or  indirectly employed by him/her.      1. Commercial Automobile Liability Insurance‐each accident single limit $1,000,000.  2. Commercial  General  Liability  and/or  Garage  Liability‐each  occurrence  $1,000,000;  General Aggregate $2,000,000.  3. Commercial Garage Insurance‐General aggregate $2,000,000.  4. Worker’s Compensation Insurance‐compliant with the NC Worker’s Compensation Law  and  Employer’s  Liability  Insurance  Coverage  in  the  amount  of  $500/000/$500,000/$500/000 applicable to claims due to bodily injury by accident and  disease.  5. Umbrella/Excess Liability Insurance‐The successful bidder shall during the performance  of  the  contract  and  for  three  (3)  years  following,  keep  in  force  at  least  the  following  minimum  limits  of  umbrella  liability  insurance:  Aggregate  $1,000,000  and  each